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Cómo planificar reuniones de negocios en Bulgaria

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¿Tienes prevista alguna reunión de negocios en Bulgaria? En este artículo te daré unas pautas básicas para que puedes planificar tus reuniones de forma exitosa.

 

¿Qué conoces de Bulgaria?

Te animo a que le eches un vistazo a este vídeo de Passport to Trade 2.0 para conocer algunos detalles de cultura general para los negocios sobre este país.

Planificación de la reunión

Los búlgaros prefieren que las relaciones comerciales sean cara a cara, porque para ellos los negocios es algo personal y emocional. Les gusta conocer personalmente a sus socios, clientes o proveedores con el ánimo de crear una relación duradera. Lo mejor, por tanto, es intentar cerrar una fecha para una reunión.

En este sentido, las llamadas telefónicas, las videoconferencias o los emails no te harán avanzar mucho en una negociación. No son bien recibidos y no tendrán el efecto deseado.

Normalmente las reuniones se planifican con dos o tres semanas de antelación, preferiblemente por teléfono. Aunque después es mejor reconfirmar vía email.

Como en muchos otros países, si acudes sin cita previa, es muy posible que la otra persona no pueda recibirte. Al fin y al cabo, todos tenemos compromisos, reuniones y viajes de trabajo.

El horario de trabajo búlgaro es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00.

Puntualidad

Se espera que seas puntual o incluso que llegues unos minutos antes a la cita.

En caso de que surja algún imprevisto que te retrase la llegada, deberás llamar y avisar cuanto antes. Pide disculpas e indica a qué hora llegarás aproximadamente a la reunión.

No está bien visto un retraso mayor de 10-15 minutos.

Saludos y presentaciones

Un firme apretón de manos al llegar a  la reunión, mientras mantenemos contacto directo con la mirada, es la mejor forma de saludar en el ámbito de los negocios en Bulgaria.

Algunas mujeres búlgaras se saludan entre ellas con un beso en cada mejilla.

Los besos, abrazos y las palmadas en la espalda quedan para la familia y los amigos.

Tratamientos

El nombre de los búlgaros coincide con el nombre de su abuelo paterno y el apellido es el de su padre.

El apellido acaba siempre con el sufijo –ov para los hombres y –ova para las mujeres.

Es posible que en alguna generación coincidan nombre y apellido, por ejemplo Ivana Ivanova.

La mujeres búlgaras perdieron la costumbre de cambiar su apellido por el del marido al contraer matrimonio hace tiempo.

Señor y Señora + apellido son las formas habituales de tratamiento en las reuniones de negocios. Es muy raro utilizar el nombre de pila, incluso después de que la relación comercial esté asentada.

En este sentido, siempre debemos dejar que sea nuestra contraparte búlgara la que tome la iniciativa de una relación más informal.

Los títulos académicos o de otro tipo apenas se utilizan tanto en el trabajo como en otras situaciones, ni siquiera cuando la persona realmente sea una excelencia. Ellos prefieren ser llamados por su apellido.

Tarjetas de visita

Las tarjetas de visita se entregan al principio de la reunión.

Es muy importante que figure en ella el cargo profesional que tenemos en nuestra empresa. A los búlgaros les gusta saber a quién se están dirigiendo en el transcurso de la negociación. Como veremos mas adelante, para ellos es muy importante la jerarquía en la toma de decisiones.

Es preferiblemente que no aparezca el título académico. En Bulgaria y en muchos países es considerado como signo de cierta arrogancia.

Debemos asegurarnos de llevar siempre suficientes tarjetas de visita y no quedarnos escasos en este intercambio. No tener tarjetas para todos no causará buena impresión.

Sería ideal que por una cara de la tarjeta aparecieran los datos completos de contacto en español y por la otra cara, sino en búlgaro, al menos sí en inglés.

Es recomendable escribir el apellido en mayúsculas.

Comunicación no verbal

Como comentado antes, los búlgaros prefieren las reuniones cara a cara. Son muy observadores y se fijan mucho en la comunicación no verbal de otras personas.

Por ejemplo, en ocasiones formulan la misma pregunta varias veces para comprobar si los gestos o la posición corporal cambian o siguen siendo los mismos cada vez que se responde.

Es importante que tu también prestes atención a lo que ellos te están trasmitiendo con su comunicación no verbal. Generalmente hacen muchos gestos mientras hablan. Muestran claramente sus emociones a través de sus expresiones faciales.

La mayoría de los búlgaros mantienen contacto con mirada mientras hablan porque para ellos esto significa sinceridad, amistad y respeto. Intenta corresponder en este aspecto para que no piensen que eres un desconfiado.

La distancia del espacio personal es el largo del brazo mientras conversan con alguien.

Los gestos de afirmar o negar con la cabeza son justo al contrario de los usados en los países occidentales. Asentir con la cabeza significa “no” y negar con la cabeza significa “sí”.

Por eso, es mejor prestar atención a las palabras:

✔︎ Da (да) =sí

✔︎ Ne (не) =no

Las reuniones

El protocolo de la reuniones es similar al de otros países europeos: agenda con temas a tratar, acta, etc.

Sin embargo, hay que estar mentalizados de que las reuniones posiblemente durarán más tiempo del establecido. Hay que tener en cuenta este detalle para no planificar varias reuniones seguidas con poco margen de tiempo entre una y otra. Podrían solaparse.

Al principio puede ser difícil comenzar una conversación aunque utilizar un poco de humor en los primeros momentos, es una buena forma de romper el hielo. De hecho ellos, tienen bastante sentido del humor y, en general, son muy habladores y les encanta conversar.

Normalmente son ellos los que inician las conversaciones y es posible que muchas personas hablen al mismo tiempo. Este es un factor que explica porqué las reuniones pueden durar más del tiempo previsto.

Suelen tener un muy alto nivel de formación técnica. Además suelen estar al día de las tendencias de los mercados internacionales.

Por otro lado, tienen buena memoria y conocen bien la situación dentro del sector.

Al principio son escépticos, desconfiados y se mantienen a la expectativa. Por esta razón cuando se empieza a negociar con ellos es mejor ir directamente a los puntos a tratar y discutir sobre los aspectos clave.

Es recomendable tener paciencia y una actitud amistosa para lograr tener éxito en haciendo negocios en Bulgaria.

A pesar de lo anterior, también son flexibles a la hora de comentar la información y los datos de las presentación.

No se sienten cómodos con las interrupciones durante las reuniones. Su forma de demostrar interés es mostrar interés y prestar atención a lo que se dice, especialmente cuando se trata el tema principal de la negociación. En la mayoría de los casos, se considera muy grosero interrumpir.

A veces para mejorar su posición negociadora utilizan tácticas dilatorias. A los búlgaros no les gusta apresurarse a la hora de tomar decisiones. Ellos no están tan enfocados a los plazos como en la mayoría de las culturas occidentales.

La toma de decisiones

Las empresas están muy jerarquizadas. Lo que significa que las negociaciones están siempre dirigidas por la persona de mayor jerarquía en el organigrama.

Su equipo de trabajo le asesorará o le hará sugerencias porque la opinión de cada miembro del equipo es tenida en cuenta para la toma de decisiones. Sin embargo, son los ejecutivos con mayor autoridad o el director general los que toman la decisión final sobre el potencial acuerdo.

Esta jerarquización de las empresas es una clara herencia cultural de su sistema político anterior en el que la sociedad estaba altamente centralizada y las decisiones importantes las tomaba el director general o los miembros más senior de la dirección.

Poco a poco se va transformando esta costumbre aunque todavía queda mucho camino por recorrer, existiendo aún una clara división entre empleador y empleado.

Utilizan eufemismos cuando no les gusta algo o no están contentos con la situación.

Trabajar con textos contractuales es una parte muy importante en la forma de hacer negocios en Bulgaria. Sirve para documentar las negociaciones y para que ambas partes dejen constancia de acuerdo por escrito.

El precio de los productos o servicios, así como las condiciones de pago son determinantes. Un acuerdo escrito asegura que las condiciones negociadas serán respetadas y que acciones serán implementadas en caso contrario.

Si el contrato incluye cláusulas sobre penalización por demora en los plazos de entrega o cualquier otro punto imprevisto, debes cumplirlas pues los búlgaros se toman muy en serio el compromiso.

Es mejor no comprometerse a algo que no podamos ofrecer o cumplir:

  •  Dañaría nuestra reputación corporativa y personal.
  • También afectaría negativamente a la confianza mutua y las relaciones personales, que es en lo que se basa principalmente el modo de negociar con los búlgaros.

No se puede echar por tierra meses de cooperación por no cumplir con nuestra palabra.

Los contratos verbales no son una práctica habitual en Bulgaria y están considerados como poco serios y profesionales.

Tips

❍ La toma de decisiones empresariales está muy influenciada por la afinidad personal, por eso es muy importante crear y mantener buenas relaciones con nuestros socios búlgaros.

❍ Presta atención a cómo te expresas y cómo transmites tu mensaje para crear un entorno de confianza y colaboración mutua.

❍ No hay que subestimar la franqueza y sinceridad de los búlgaros. A pesar de su reputación reservada, una vez que comienza la negociación, la comunicación es más abierta y directa.

❍ Una vez establecidas las relaciones, los búlgaros se muestran fieles y leales.

Seguimiento a las reuniones

Después de la reunión es necesario demostrar que sigues interesado en tener una buena relación con tu cliente o potencial cliente.

Las videoconferencias o conferencias telefónicas no sustituyen a las reuniones cara a cara. Solo deben plantearse como algo complementario a la visitas personales, que son los que realmente proporcionan un cierto nivel de confianza y entendimiento para ambas partes.

El ritmo de las negociaciones es lento y es necesaria una documentación clara y detallada que contemple todos y cada uno de los aspectos de las transacciones.

Esto es especialmente importante si se está tratando con la administración búlgara, que es bastante burocrática.


¿Tuviste ya alguna reunión de negocios o trabajo con búlgaros?

¿Te animas a compartir la experiencia en los comentarios?

2017-05-12T15:19:00+00:00

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