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Tips para una reunión de éxito en Alemania

 

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Saber de antemano cómo se preparan los alemanes las reuniones de negocios te puede dar ventaja a la hora de definir tu estrategia y objetivos en tus presentaciones de producto o tu negociación de acuerdos comerciales.

Muchas veces nos dejamos influir por los estereotipos sobre los alemanes y no todos son ciertos.


1. Cerrar fecha para la reunión

Ponte en contacto con ellos con unas dos o tres semanas de antelación y proponles varias fechas para que puedan elegir la que mejor encaje con sus calendarios.

Ten en cuenta que:

» El horario de trabajo es de lunes a viernes de 07:30 a 16:30 – 17:00 y no existe la costumbre de quedarse en la oficina más allá del horario laboral. Así que debes evitar solicitar el encuentro a última hora de la tarde.

» Los alemanes almuerzan de 12:00 a 14:00 aunque la pausa para la comida es de media hora o una hora máximo, dependiendo de la empresa.

» Julio, agosto y diciembre son los meses en los que la mayoría de los alemanes se van de vacaciones. Siempre queda alguien haciendo el backup en la oficina pero es preferible que busques otros meses para poderte reunir con las personas adecuadas.

2. La agenda

Una vez confirmada la fecha de la reunión, debes enviarles un borrador agenda que incluya los siguientes puntos:

» hora de inicio y finalización de la reunión
» lugar de la reunión
» todos los temas que desear tratar con ellos.
» nombre y cargos de cada uno de los participantes.

Seguramente ellos completen la agenda con los temas de su interés. Esto te de la ventaja de saber qué asuntos les preocupan y preparar la presentación acorde a ellos.

Para ellos es muy importante tener el orden del día antes de la reunión por varios motivos:

  1. Investigarán sobre tu empresa, tu producto, tus precios, tu reputación, tu competencia, etc. Así la reunión formularán preguntas y dudas que puedan tener.
  2. Se preparan técnicamente (con datos y cifras) todos los puntos a tratar, su estrategia para negociar contigo y convocar a las personas de su equipo que mejor conocimiento tengan sobre la materia.
  3. Las reuniones siempre empiezan y acaban a la hora prevista. Esto les permite planificarse el resto del día en su calendario.
  4. Sirve para llevar organizadamente la reunión y no divagar o dar pie a interrupciones.

Si apenas estás empezando la relación, las primeras reuniones durarán como mucho una hora.

En cualquier caso, siempre es bueno acabarla haciendo un resumen de los asuntos que se han hablado y agradeciéndoles la disponibilidad de tiempo para llevar a cabo el encuentro.

Si la reunión ha sido en sus oficinas, nunca está de más darles las gracias por la logística de la sala de reunión utilizada.

Es recomendable que les envíes el acta de la reunión tan pronto como estés de regreso en tu oficina. No dejes pasar muchos días para hacerlo.

Cuanto más detallada sea el acta mejor (resumen de las intervenciones, de los puntos tratados y de los posibles puntos de acuerdo o acciones a implementar).

3. Mentalidad alemana

Cuadriculados, fríos, prepotentes … estos son de los algunos estereotipos que persiguen a los alemanes. ¿Serán ciertos?

Time is money

Los alemanes buscan siempre la eficiencia y productividad tanto en el tiempo como en los procesos productivos o de trabajo. Al igual que sucede en Estados Unidos, el tiempo es igual a dinero.

No les gusta perder el tiempo en conversaciones superfluas o largas charlas previas a la reunión, sino que prefieren ir al grano. Una cosa es romper el hielo y otra hacer un repaso de las mejores jugadas de la Bundesliga.

Interrumpir con un chiste o un comentario inapropiado en el transcurso de la reunión no es una buena idea. Les causará cierto malestar y sensación de estar perdiendo el tiempo.

Los alemanes respetan los turnos de intervención de cada uno de los asistentes en la reunión. Aunque parezcan serios, están prestando atención a lo que estás exponiendo.

Asisten a las reuniones con los deberes hechos

Les gusta asistir preparados a las reuniones, precisamente para centrarse en la materia y evitar que la reunión sea improductiva.

Estudiarán previamente todos los puntos que se van a tratar porque así pueden debatir mejor sobre ellos.

Prepárate muy bien tu presentación y piensa la respuesta a las posibles dudas que pueden plantearte a tu propuesta. De hecho, un indicativo de que les estás despertando interés será su insistencia por conocer más detalles sobre la misma. Si te hacen muchas preguntas, es que vas por buen camino.

Una respuesta tipo “tengo que consultarlo” o “no estoy seguro” no les gustará lo más mínimo. Les hará sentir que no te has preparado la reunión, que no eres capaz de defender tu postura o de que no tienes poder de decisión.

¿Son pedantes y arrogantes?

A las reuniones siempre asiste el especialista técnico del área involucrada en la materia a tratar. Es decir, la persona que domina el tema. Esperan que tú y tu equipo estéis al mismo nivel porque así se puede dialogar, resolver dudas y buscar soluciones que beneficien a ambas partes. Para ellos el debate es muy importante.

El conocimiento y la seguridad en sí mismos que transmiten no debe confundirse con arrogancia.

Si tú no controlas mucho los aspectos técnicos, debes ir acompañado por alguien de tu equipo que sea especialista en la materia que va a negociar. Así podrá responder a sus preguntas.

Sin embargo, debes evitar aparecer con muchas personas de tu equipo para impresionar y hacer bulto. Tu y yo sabemos que no van aportan nada. Los alemanes pensarán que eres inseguro, que no dominas los temas o que no tienes suficiente poder decisión.

Debes tener mucho cuidado con esto, sobre todo si eres el Director General de tu empresa.

Son muy directos en su forma de expresarse

Los alemanes son muy directos cuando hablan. Para las personas de culturas donde el estilo de comunicación es diplomático o indirecto, estos debates y discusiones en las reuniones pueden ser consideradas como una confrontación o una provocación deliberada.

Si es tu caso, no te lo tomes como una ofensa personal. Es solo que ellos van al grano y te aseguro que no se dan cuenta de que en algún momento están siendo bruscos contigo.

Mi consejo es que tu también seas directo con ellos y no des rodeos al expresarte.

¿Cómo enfocar tu presentación o propuesta?

Para ellos lo prioritario es el negocio y la calidad del servicio o producto. Es por ahí por donde debes intentar captar su atención.

Tu presentación debe estar bien documentada con datos y cifras, y basada en hechos demostrables. Evita las ambigüedades, las suposiciones o las slides vistosas que solo venden humo.

Tu propuesta debe tener objetivos factibles en un determinado plazo de tiempo. Hazles ver que tu procedimiento para alcanzar esos objetivos está bien planificado y estructurado paso a paso.

Ellos son muy organizados y metódicos, no les gustan las cosas a medias o tener la sensación de que ante un imprevisto no llegarás a cumplir con lo acordado.

¿Calidad o precio?

Los alemanes prefieren la calidad en el producto o en el servicio antes que los precios bajos.

¿Qué te sugieren marcas como Bosch, Junkers, Siemens, BMW, etc? Cuando adquieres productos suyos sabes que pagas un poco más por un buen producto. Tienes la confianza de que no se romperá o averiará a la semana de haberlo comprado. Esto es un punto de orgullo nacional.

Los alemanes confían completamente en la norma DIN (Deutsches Institut für Normung) como indicador de calidad. Si te fijas en sus productos, verás que la mayoría tienen el sello de calidad TÜV.

Si tu empresa tiene denominación de origen, algún certificado de calidad o algún premio de excelencia no te olvides de incluir el dato en tu presentación.

Los alemanes son intransigentes

Olvídate de esta idea. En realidad son muy cooperativos a la hora de negociar. Prueba de ello son los debates de las reuniones. Además están interesados escucharte y en que ambas partes se beneficien del acuerdo que se está tratando sobre la mesa. Cierto es que no hacen concesiones con facilidad pero tampoco es imposible.

Debes saber que están muy comprometidos con la empresa en la que trabajan y que su sentimiento de pertenencia a la organización es alto. Precisamente por lo que comentaba anteriormente, esforzarse por fabricar productos de alta calidad es muy satisfactorio y motivador para ellos.

¿Cómo toman decisiones?

Los alemanes buscan establecer relaciones comerciales de mediano a largo plazo, por lo que las negociaciones no serán rápidas.

Tu primer objetivo será lograr que confíen en ti y tu empresa. Háblales de las cualidades de tu producto y demuéstrales que eres formal en cuanto a plazos de entrega, pagos, etc.

A la hora tomar decisiones, ellos prefieren no precipitarse. No les gusta el riesgo, la incertidumbre ni la ambigüedad. Al contrario, son metódicos, concisos y no dejan cabos sueltos. Hasta que no tengan todo claro, no firmarán ningún acuerdo.

Ya te darás cuenta de que los contratos serán super detallados y específicos en todos los puntos.

Necesitan tiempo para decidir. Por tanto, no les presiones o insistas para que te den una respuesta inmediata y menos aun utilizando un tono agresivo. Esto supondría perder la oportunidad de establecer una relación duradera.

Son muy serios

Cierto, los negocios son un tema serio. Supongo que para ti también ¿me equivoco?. Por este motivo la puntualidad y el compromiso son fundamentales en la relación comercial.

Como te indiqué más arriba, las reuniones empiezan y acaban a la hora prevista en la agenda. Para ello debes llegar unos 5 minutos antes porque hacerlo mucho antes o después puede enfadarles.

Lectura recomendada: ¿Qué transmites llegando siempre tarde a todas partes?

 

Los alemanes son extremadamente formales en el cumplimiento de las condiciones pactadas, plazos de entrega, etc. Esperan que tú seas igual, lo contrario dañaría las relaciones comerciales.

Nunca te comprometas a nada que después no puedas cumplir. Si les prometes que tu plazo de entrega es de una semana, por ejemplo, y luego entregas cada pedido con una demora de un mes, te tomarán por un informal, perderán la confianza depositada en ti y a la larga buscarán otro proveedor.

Por tanto, es mejor ser honesto y decir desde el principio tus plazos o condiciones para no decepcionarles y arruinar tu prestigio.

 

Para finalizar este artículo, te sugiero que leas -> El fracaso de WalMart en Alemania <- Allí verás los errores que cometió esta gran empresa en Alemania y quizás te ayude a evitar que tu tengas los mismos.

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¿Qué te han parecido estos consejos?. No dejes de comentármelo abajo 🙂


Imágenes diseñadas con Freepik

 

Por | 2017-05-31T12:02:36+00:00 04-07-2016|Diferencias culturales, Doing Business|Sin comentarios

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