Una de las habilidades más valoradas de una secretaria o asistente de dirección es que sepa manejar la información confidencial de la empresa y no revele secretos.
Sin embargo, no siempre hace falta hablar para que otras personas tengan acceso a toda esa documentación sensible que pasa por nuestras manos.
En este artículo te explico cómo evitar que otras personas puedan ver toda esa información delicada.
1. La mesa de trabajo limpia de papeles
Tener montañas de papelotes sobre tu mesa no es indicativo de que estás súper ocupada y/o que eres súper importante. Lo que ven los demás es caos y desorganización, y ésto afecta a tu reputación profesional.
¡Lo más importante! cualquiera que pase por allí puede leer datos, informes, presentaciones, agendas de reuniones …
Por tanto, intenta tener lo mínimo posible sobre tu mesa.
2. No pongas “confidencial” en los documentos
La etiqueta “confidencial” en carpetas y documentos es una llamada de atención para curiosos y cotillas. Será en lo primero que se fije alguien cuando pase por tu mesa.
Es preferible poner una marca, un símbolo o un código, p.ej. un círculo rojo en una esquina.
Evidentemente tu directivo debe conocer de antemano este sistema de codificación de documentos confidenciales.
3. La impresora
Si tienes montañas de papelotes en tu mesa, es que eres de las que imprime todo.
Más allá del gasto de papel y ser poco eco-friendly, recuerda que mucha de la documentación que imprimes y tienes sobre tu mesa es información sensible de la empresa y tu directivo.
Si compartes impresora con personas de otros departamentos, no dejes los papeles 3 horas en la impresora. Recógelos cuanto antes.
De hecho, deberías hablar con tu directivo para que te ponga una impresora para ti sola o para compartir con él o solo para Dirección.
⚠️ Cuando tengas que deshacerte del papel, destrúyelo. No lo tires a la papelera y ya. Te aseguro que hay gente que va a cotillear lo que has tirado al cubo, especialmente si lo que tienes es un contenedor de papel «comunitario».
4. La ubicación de tu mesa de trabajo
Si estás en una oficina diáfana (open space), cualquier compañero de trabajo que se siente detrás de ti, ve lo que tienes en la pantalla.
Habla con tu directivo o RRHH para que te muevan a otro sitio donde nadie pueda ver en qué estás trabajando.
⚠️ Si trabajas por tu cuenta en coworking o una cafetería, también deberías tener cuidado. Otras personas podrían ver información de tus clientes, proyectos, ofertas, presupuestos, etc.
5. Usa una contraseña (segura) en tu ordenador
Asegúrate de que nadie puede acceder a tu ordenador, mientras tú no estés en tu sitio. Cambia la contraseña cada cierto tiempo.
Por supuesto, no valen las contraseñas tipo 1234, abcd, fecha cumpleaños, nombre de mi mascota y tonterías así, jajaja. Utiliza siempre algo que no tenga nada que ver contigo.
Yo utilizo Clave Segura para crear contraseñas de con letras, números y caracteres de forma aleatoria.
Intenta no utilizar la misma contraseña para todo. Ten mucho cuidado con dónde dejas el papel en donde las tienes apuntadas.
Si eres amante de las apps que guardan contraseñas, mucho cuidado también con la app que utilizas (algunas son estafas y lo que hacen es robarte los datos)
6. Bloquea siempre la pantalla del ordenador
Siempre que te levantes del sitio, aunque sea para ir a la impresora, bloquea la pantalla. Insisto, siempre.
Habilita el protector de pantalla para que se active pasado un tiempo de inactividad, pej. un minuto. Así si te olvida bloquear la pantalla cuando te levantes al servicio, te aseguras de que se bloquea automáticamente y que tu compañero de atrás no ve el acta del comité de dirección en el que se habló de despedirle a él y a todos los cotillas de la empresa.
7. Carpetas compartidas
Supongo que compartes archivos con otros compañeros de departamento en las unidades de red locales o en Sales Force, SAP, CRM y softwares similares.
Según la posición en el organigrama, habrá que habilitar unos permisos de acceso o incluso deshabilitarlos.
El de marketing no tiene por qué acceder a las carpetas de financiero y al revés. Un contable no tiene por qué acceder a la carpeta de los objetivos de ventas de los delegados comerciales.
Cuando compartas documentos con otras personas, si estás en una empresa pequeña y te toca a ti configurarlo, asegúrate de darle el permiso acorde a su cargo o a lo que realmente pueda ser útil para su trabajo:
- acceso restringido
- acceso solo para leer
- acceso con contraseña
- para modificar y editar
Si estás en una empresa grande y detectas que hay gente con acceso a archivos que no debería, informa a tu directivo o a RRHH para que le modifiquen los permisos.
8. Trello, Dropbox, Google Docs
Si trabajas por tu cuenta, doy por hecho que compartes tareas, documentos, etc. con colaboradores y clientes.
Algunas de las plataformas más utilizadas son Trello, Dropbox y Google Docs.
Recuerda configurar los accesos y dar autorización según corresponda. También puedes bloquear documentos con contraseña.
9. Enviar emails confidenciales
Si tienes que enviar algo confidencial por email, primero pregúntate, si realmente esta es una buena idea y si no sería mejor darle en mano la documentación en papel o en un pen drive.
En el caso de que sea inevitable enviarlo por email, lo mejor es poner una contraseña al documento y llamar por teléfono al destinatario para hacérsela saber de viva voz.
Nunca envíes contraseñas por email y menos aún en el mismo correo en el que mandas el archivo sensible.
Después de enviar el email, muévelo de la bandeja de enviados a una carpeta segura o, mejor todavía, elimínalo y también de la papelera.
Pide a tu destinatario que haga lo mismo.
10. Recibir y abrir emails confidenciales
Si te llega un email con información confidencial, evita abrirlo y leerlo a toda pantalla. Recuerda que tu compañero de atrás podría leerlo también.
En su lugar, minimiza la ventana todo lo que puedas. Lee el correo rápido y después pásalo a una carpeta o elimínalo. No lo dejes en la bandeja de entrada.
11. Haz limpia de archivos temporales
Acuérdate de hacer limpieza de archivos temporales, historiales de navegación, cookies, correos eliminados que siguen en la papelera, borrar archivos de la papelera del ordenador, etc. con cierta regularidad.
Quizás te suene a ciencia ficción eso del espionaje industrial, la ciberseguridad y los hackers, sin embargo, el robo de información privilegiada sucede con más frecuencia de lo que te puedes imaginar.
Como curiosidad te contaré que a los hackers les encanta la brecha de seguridad de las impresoras de las empresas. Roban información cuando estás enviado algo a imprimir, o sea, en el camino de los datos de tu ordenador a la impresora.
12. Tu móvil
Tanto si trabajas en una empresa o por cuenta propia, si utilizas el móvil para:
- enviar y recibir correos electrónicos con jefes, compañeros, clientes o proveedores
- comunicarte con todos ellos por Whatsapp
- gestionar tareas con un trillón de apps
habilita el bloqueo con contraseña, pasado como mucho un minuto.
Todos lo tenemos así en el Smartphone privado, solo quería recordártelo para el corporativo, por si acaso.
13. El Whatsapp
Deja claro con tu directivo y/o clientes si os vais a comunicar vía whatsapp y si os enviaréis por ahí archivos también.
Últimamente se ha puesto de moda utilizar el Whatsapp como si fuera el correo electrónico. Y no, no lo es.
Whatsapp es un servicio de mensajería pensado para comunicaciones entre particulares* que, aunque esté encriptado, no es infalible para los hackers.
*Sí, existe Whatsapp Business, que se creó como herramienta de atención al cliente, en plan chat para respuestas rápidas. No para enviar archivos ni documentos confidenciales (y mucho menos para hacer publicidad ni enviar newsletters).
Imagina que tienes que buscar una información que te enviaron hace tiempo por Whatsapp. Ya te veo subiendo hacia arriba por la pantalla, buscando entre los cientos de mensajes.
En serio, es mejor utilizar el correo electrónico. Con el tienes la posibilidad de filtrar correos por remitente, asunto, fecha, etc. y te será más fácil la búsqueda.
Si es un drama perder o que te roben el móvil, imagínate, si además tienes en él toda esta información de la empresa.
Como ves, guardar un secreto es muuuucho más que tener la boca cerrada.
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