Los viajes de negocios pueden llegar a ser una fuente de estrés para las personas que se desplazan a otras ciudades para participar en reuniones, eventos, etc.
No es solo hacer la maleta, las colas en los aeropuertos, el cansancio por el desplazamiento, sino que muchas personas tienen la sensación de que se les va acumulando el trabajo en la oficina, sin poder controlar el desempeño de sus funciones, proyectos y tareas.
Hoy por hoy y gracias a los smartphones, las apps y los ordenadores portátiles se pueden aprovechar los tiempos muertos en los aeropuertos, el hotel o incluso los desplazamientos en taxi. Esto además permite que no te sientas desconectado de lo que pasa en la oficina y que puedas incluso adelantar trabajo.
7 consejos para potenciar tu productividad en un viaje de negocios
Optimizar y planificar tus viajes puede ayudarte a preparar tus reuniones y presentaciones, al tiempo que evitas estresarte todavía más.
1. Planifica tu agenda de viaje
Confirma y reconfirma con varios días de antelación tus reuniones y compromisos. Asegúrate de que siguen en pie para no “tirar” el dinero de las reservas de viaje.
Para que tu viaje sea productivo:
- Hazte una lista de los objetivos que quieres alcanzar
- Prepara la agenda de los temas a tratar en las reuniones
- Prepara toda la documentación que vayas a necesitar para las reuniones
- Ensaya tus presentaciones y discursos
Cuantas menos sorpresas tengas, más rentable será tu viaje.
2. Equipaje ligero
La maleta debe ser de un material ligero y preferiblemente con ruedas, o sea, una tipo trolley. Así te será más fácil moverte.
Lo ideal es llevar lo estrictamente necesario para el viaje y olvidarte del “por si acaso”. Intenta llevar prendas de tejidos que se arruguen poco y no necesiten plancha.
Nunca está de más informarse del pronóstico del tiempo, especialmente si viajas al extranjero y desconoces el clima de la región.
Una bolsa de viaje o una maleta pequeña te da la ventaja de poderlas llevar en cabina, como equipaje de mano y ahorrarte tiempo en tener que facturar en el mostrador, así como esperar a que salga por la cinta una vez que has llegado a tu destino.
3. Cargadores y enchufes internacionales
Muchas personas viajan sin llevar el cargador del portátil ni del teléfono móvil. No es que se les olvide, es que ocupan espacio en su equipaje y pesan. Este tipo de viajeros da por supuesto que el hotel o la empresa que van a visitar tienen a su disposición el modelo de cargador que necesitan.
Como comprenderás, ni el hotel, ni las empresas, ni los restaurantes tienen un armario con todos los cargadores de todas las marcas y modelos de Spmartphones, tabletas y portátiles.
Algo parecido ocurre cuando viajas al extranjero. Recuerda que las clavijas de los enchufes varían de un país a otro.
Fíjate en esta imagen. Hay 7 modelos de clavijas distintas para los países marcados en verde (eso incluye Europa). En el caso de América del Norte y América Central, tienen 2 clavijas diferentes.
Por tanto, si no quieres quedarte sin batería durante tus viajes, lo mejor es que lleves siempre tus cargadores y también alguna batería externa.
4. Aprovecha los tiempos muertos
Se pasa mucho tiempo esperando para embarcar en un avión o subir a un tren. Éste puede aprovecharse para repasar una presentación, cerrar fechas de futuras reuniones, escribir/responder emails.
Los aeropuertos disponen de salas de espera en las que se puede trabajar tranquilamente y con conexión a internet.
El acceso a estos espacios no está limitado exclusivamente a los que viajan con billete business o en primera clase. Si tienes tarjeta de afinidad con alguna compañía aérea o con Renfe, a medida que vayas acumulando puntos de fidelidad, podrás beneficiarte del uso de la sala de espera en la terminal.
Si no tienes tarjeta de afinidad, debes saber que la mayoría de los aeropuertos tienen “pay-per-visit lounge”.
Muchas empresas cierran acuerdos con las compañías aéreas para que sus empleados puedan tener acceso a estas salas durante sus viajes. Lo mismo sucede si en tu empresa las reservas se gestionan a través de una agencia de viaje (ella tendrá acuerdos de colaboración con aeropuertos y compañías aéreas o de tren).
Una forma de ahorrar tiempo en las terminales de los aeropuertos es sacar la tarjeta de embarque “fast-track” o prioritaria. Así te aseguras ser uno de los primeros en embarcar y subir al avión.
5. Se puede trabajar sin Wifi
Hay muchos sitios en donde no hay conexión a internet. No pasa nada. No es el fin del mundo. También se puede trabajar sin Wifi. De hecho, estos ratos pueden ser los más productivos de tu jornada laboral porque podrás trabajar concentrado y sin interrupciones p.ej. de correos supuestamente urgentes u otro tipo de notificaciones.
Dado que no tendrás internet ni cobertura con el móvil durante un vuelo y a veces en el vagón del tren e incluso en la habitación del hotel, debes estar preparado para trabajar offline.
Guarda tus documentos en la unidad local de tu portátil, en un pen drive o saca una copia en papel. Lleva un cuaderno y un boli para anotar todas las ideas que se te vayan ocurriendo.
6. Minimiza la interrupciones
A veces es complicado no tener interrupciones durante un vuelo. Pueden ocurrir situaciones como las de este vídeo que hace parodia de los viajes en avión.
Para evitar interrupciones durante un viaje puedes:
- ponerte tapones en los oídos para aislarte del ruido
- ponerte auriculares y escuchar música que te ayude a concentrarte y evitar que el pasajero del asiento de al lado comience a contarte su vida
- comprar agua, refrescos o comida en la terminal para llevártelo a cabina. Seguramente te salga más barato que adquirirlo en cabina y además evitas la interrupción de los tripulantes de cabina.
7. Descansa de vez en cuando
No todo es trabajar. De vez en cuando hay que descansar para cargar pilas y estar fresco para las reuniones.
Un poco de conversación con el pasajero de al lado ayuda a distraerte y a conocer gente nueva, que quizás incluso pudiera estar interesado en los productos/servicios de tu empresa.
Si es un viaje de larga duración, acuérdate de levantarte a estirar las piernas y dar un paseo por el pasillo del avión o tren. Reactivas la circulación de la sangre y evitas el síndrome de la clase turista.
Otras alternativas son hacer un poco de deporte en el gimnasio del hotel o salir a correr por las inmediaciones del hotel.
Imágenes diseñadas con Freepik
