Tanto en España como en Europa en general, Estados Unidos, Australia y otros países es importante llegar con puntualidad a las reuniones Si bien el concepto varía de un lugar a otro, por ejemplo:
- En Suiza y Alemania debes llegar unos minutos antes de que empiece la reunión
- En Reino Unido debes llegar justo a la hora fijada.
En América Latina y los Países Árabes el valor del tiempo es diferente al europeo y las reuniones suelen empezar con más de media hora de retraso.
¿Qué es ser impuntual?
Hay tres situaciones en las que puedes ser considerado de impuntual:
- Llegar con demasiada antelación a una reunión
- Llegar a tarde a una reunión
- Salir de ésta antes de que finalice para asistir a otros compromisos
Te explico a continuación las repercusiones que tiene cada una de ellas sobre tu reputación profesional y, en definitiva, lo que perciben los demás de tu forma de hacer negocios.
¿Qué se transmite siendo impuntual?
Cuando una persona es impuntual de forma reiterada lo que perciben los demás es:
1. En el caso de que una persona llegue con demasiada antelación puede verse como un despistado o que no se enteró de la hora.
Consecuencia: ¿confiarías en alguien que se olvida de las cosas o que está descentrado?
2. Llegar con antelación también puede ser considerado como una medida de presión para que la otra persona acabe lo que esté gestionando cuanto antes y salga a recibirlo. Esto puedo generar cierto nivel de incomodidad.
3. Falta de planificación y organización: ¿no miró en la agenda la hora del inicio de la convocatoria? ¿no tuvo en cuenta el tiempo de desplazamiento entre su oficina y la tuya? ¿te pones 17 reuniones seguidas, sin tener en cuenta que una se puede alargar, solaparse con la siguiente y retrasar todas las que estaban programadas?
4. Falta de respeto hacia los demás
Cuando eres tú el que siempre hace esperar a los demás, no valoras el tiempo de los demás. No solo tú estás súper liado. Las personas que esperan también tienen otras obligaciones y compromisos en sus agendas.
En los países de cultura puntual retrasarse es lo mismo que mostrar desprecio por el tiempo de la persona que espera y puede considerarse incluso como un insulto.
5. Arrogancia
El impuntual puede serlo a propósito como una táctica de poder.
Muchos Directores Generales de grandes compañías tienden a hacer esperar a sus invitados a la reunión durante unos laaargos minutos en la recepción. Piensan que así hacen notar a los demás que son tipos ocupados con altas responsabilidades y que su tiempo es más valioso que el de la persona que está esperando en recepción. Esto en cierto modo transmite arrogancia.
Sea el motivo que sea, estas percepciones se trasladan inconscientemente a la forma de trabajar de esta persona y al grado de compromiso en los acuerdos.
Los demás pueden poner en duda si las condiciones pactadas (fabricación de producto, entrega de pedidos, fecha de pagos de facturas, etc) se harán en plazo o no. Por tanto, habrá una pérdida de confianza hacia el impuntual y también hacia la empresa que representa.
Recomendaciones
1. Confirmación Día y Hora de la reunión
Lo habitual es que las reuniones se concierten con 2 o 3 semanas de antelación, especialmente si es la primera vez que te vas a reunir con esa empresa o persona.
Hay personas con agendas muy complicadas, por eso, no es de extrañar que incluso te lleve meses poder confirmar un hueco en su calendario.
Unos días antes llama por teléfono o escribe un correo electrónico para reconfirmar la reunión. Lo ideal es que incluyas una agenda:
- Con todos los puntos a tratar. En Japón siguen al pie de la letra el orden del día fijado y no se habla de temas que no estén recogidos previamente en la agenda.
- El nombre y cargo de los participantes. A todo el mundo le gusta saber con quién se va a reunir y el poder de decisión o los conocimientos técnicos que tiene. Además este detalle es importante para la organización logística de la sala de reuniones (grande, pequeña, número de copias de documentación a imprimir, número de claves wifi a habilitar, coffe break, etc.)
Es vital que especifiques la hora de inicio y de finalización de la reunión. ¿Porqué? Porque así:
- Se puede bloquear la sala de reuniones, asegurándose de que estará disponible todo el tiempo que dure la reunión y que ésta no tenga que finalizar precipitadamente porque otra persona de la organización la tiene bloqueada a continuación.
- Conocer la duración de la reunión, permite planificar al resto de los participantes sus compromisos posteriores sin riesgo de solapamientos. De esta forma te aseguras que los demás no desaparezcan antes de que acabe la reunión.
2. Preparación de la documentación de la reunión
No debes esperar al último momento para imprimir las presentaciones y otros documentos. Pueden ocurrir infinidad de contratiempos tontos que te retrasarían: impresora averiada, falta de tóner, falta de papel …
Intenta tener todo el material preparado el día de antes de la reunión. Así tendrás tiempo suficiente para superar esos contratiempos y también para verificar que todos los datos y cifras de las presentaciones son correctos. En caso de haber errores en los datos, tienes margen para corregir e imprimir.
3. Preparación del viaje
3.1. Los billetes de avión o tren
Cerrar fecha de la reunión con varias semanas de antelación, te asegura que haya plazas disponibles de avión o tren y que el precio a pagar de las reservas de los billetes esté dentro de los márgenes de la política gastos/viajes de la empresa.
Cuando de repente te acuerdas de que en pocas horas tienes una reunión en otra ciudad/país, corres el riesgo de que no haya disponibilidad de asientos en el vuelo/tren.
Ni la agencia de viajes ni tu asistente pueden hacer milagros ante un despiste o una reunión que te han confirmado hace 5 minutos. No, no es una cuestión de dinero, si no de disponibilidad de asientos.
No cierres una reunión justo después de aterrizar. Todos sabemos que los vuelos se retrasan, que los controladores aéreos hacen huelgas, etc.
3.2. El hotel
Las reservas de hotel también se deben de hacer con antelación, especialmente en época de ferias o algún evento importante en la ciudad en la que tenga lugar la reunión concertada.
Es recomendable reservar en un hotel cercano a las oficinas donde tendrás las reuniones. Así te ahorrarás unos minutos en los desplazamientos.
3.3. Desplazamientos
No subestimes los tiempos de desplazamiento entre una reunión y otra.
Es recomendable que mires la distancia entre una empresa y la siguiente, y que a ello le sumes unos minutos adicionales por atascos en hora punta o como margen por si hubiera cortes de circulación por obras, huelgas, etc.
Si has alquilado un coche, ten en cuenta que si la zona de la reunión es en el centro de la ciudad, posiblemente te cueste encontrar un sitio para estacionar el vehículo.
Resumen
Como ves, son pequeños detalles que sumados todos pueden implican muchos minutos de retraso.
Procura llegar siempre a la hora fijada.
En caso de llegar con mucha antelación a las oficinas donde tendrá lugar la reunión, mejor quédate tomando un café en un bar cercano.
Si te surge un contratiempo y ves que vas a llegar tarde, llama por teléfono cuanto antes para avisar.
El nivel de tolerancia suele estar en unos 10 – 15 minutos.
A partir de 20 – 30 minutos es muy posible que sea necesario replanificar la reunión para otro día. Especialmente si estaba previsto que la reunión durase solo una hora. Imagínate, viajaste e hiciste un desembolso económico para nada.
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