El tipo de mesa de una sala de reuniones tiene una gran influencia en el clima y desarrollo de la negociación. Si además sumamos esto al lugar en el que te sientas, los demás se relacionarán contigo de una forma más colaborativa o más agresiva.
Por ejemplo, las personas con poder y los líderes muchas veces se sientan en los extremos de la mesa para que los demás reconozcan su autoridad. Otras veces se sientan en el centro para mantener una relación de igualdad.
Por otro lado, tener ciertas nociones básicas en estos aspectos de protocolo empresarial, te ayuda a saber quién es quién en una reunión, algo fundamental a la hora de negociar acuerdos, contratos, etc.
Sin embargo, muchas personas no tienen claro dónde deben sentarse cuando entran en la sala de reuniones. Otras simplemente toman asiento en el sitio que más les gusta. En ambos casos se pone de manifiesto su desconocimiento en buena educación empresarial.
El tipo de mesa, tu posición en el organigrama o el tipo de reunión condicionan el lugar en donde debes sentarte. Derivado de esto, tu participación será diferente.
Tu ubicación en la mesa
Según el sitio que elijas para sentarte en la mesa, transmitirás a los demás tu disposición a dialogar o no, llegar a acuerdos o no y, por tanto, si la reunión va a ser tensa o distendida.
Es vital que observes dónde se sientan los demás porque te va a indicar si tienen poder de decisión, si están marcando su autoridad o apatía en los temas a tratar.
Disposición a negociar
Cuando las personas se sitúan en ángulo, una al lado de la otra.
Esta posición es la más adecuada para tener negociaciones efectivas porque crean un clima distendido en el que cada uno puede mirar a la otra persona o desviar la mirada a otra parte de la sala para relajar tensiones puntuales que se produzcan durante la exposición de ideas y el debate.
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Confrontación
Cuando los participantes de una reunión se sientan uno en frente del otro, se transmite cierta rivalidad. Es decir, el cara a cara con la mesa por el medio (distanciamiento) da lugar a una situación de competencia y ésto podría generar negociaciones en tono agresivo.
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Cooperación y colaboración
Cuando te sientas al lado de la otra persona, estás indicando que estás dispuesto a cooperar.
Generalmente te sientas así en las fases finales de las negociaciones, en las que ya hay acuerdo y solo quedan pequeños flecos a tratar para cerrar el acuerdo.
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Distanciamiento y/o falta de interés
Es cuando te sientas en el extremo opuesto de la mesa y fuera de la línea visual de la otra parte.
A esta ubicación se la denomina posición independiente en protocolo empresarial. Se transmite a la otra parte distancia y falta de interés en lo que pueda exponer y argumentar. La negociación será complicada.
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? Ceder el mejor sitio de la sala
¿Te has fijado que en las películas de la mafia, los padrinos siempre se sientan de espaldas a la pared? Las personas con alto nivel de decisión se sientan así para tener controlado todo lo que acontece en la sala o en el restaurante.
He de decirte que los anfitriones de muchas reuniones hacen justo lo contrario, es decir, se sientan mirando a la pared. Esto tiene varias ventajas a la hora de negociar:
- la otra parte se lo toma como una señal de cortesía o respeto, lo que le predispone a tener una actitud más cordial
- si la sala tiene p.ej. ventanas al exterior, hace que la otra parte se despiste con facilidad y tenga que hacer esfuerzos para concentrarse en los temas que se están tratando en la reunión
- si tú te sientas de cara a la pared, no te distraes tanto y estás más centrado en los argumentos de la otra parte
Forma de la mesa y clima de la reunión
Cada mesa genera de por sí un clima de trabajo diferente según sea redonda, cuadrada, rectangular.
Estoy hay que tenerlo muy presente a la hora de amueblar las salas de reuniones de tu empresa o cuando tengas que alquilar una fuera de la oficina.
Mesa redonda
Las mesas redondas son ideales para las reuniones de equipos, en las que se va a hablar de tareas comunes porque facilitan la sensación de igualdad entre todos y ser más participativos.
Las mesas redondas ayudan a crear ambientes más distendidos y cordiales.
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Mesa cuadrada
La mesa cuadrada es la ideal para personas del mismo rango jerárquico cuando hay más de 2 participantes en la reunión, es decir, cuando rodean la mesa. En este caso ocurre lo mismo que con la mesa redonda, favorecen la colaboración.
Sin embargo, cuando la reunión es solo entre dos personas, se pueden provocar dos situaciones distintas: colaboración o confrontación, tal y como comentado en líneas anteriores.
Mesa rectangular
Es la más utilizada en reuniones con dos grupos, p. ej. dos empresas o empresa y trabajadores.
La persona con mayor cargo jerárquico es el que preside la mesa. La presidencia puede ir a mitad del lateral (presidencia francesa) o al extremo de la mesa (presidencia inglesa).
La presidencia con mayor poder de decisión será la que no tenga la puerta de la sala a su espalda.
Mesa en herradura o en forma de U
Este tipo de mesa es habitual verla en cursos y talleres., debido a que facilita mucho que todos los participantes puedan ver sin dificultas las presentaciones que se proyectan en la pantalla.
También se utiliza mucho en reuniones en las que asisten 3 empresas o 3 grupos. La empresa anfitriona se sienta en la cabecera y las otras dos partes en cada lado o brazo de la mesa. Generalmente se suele colocar la presidencia en la parte central de la mesa.
Mesa poligonal
Las mesas poligonales se utilizan cuando a la reunión asisten varias empresas, grupos o departamentos. En cada lado del polígono se sienta cada uno de los grupos.
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