El smartphone nació hace apenas una década y ha supuesto una revolución en nuestras vidas. Cualquiera nos puede localizar en cualquier momento vía WhatsApp, correos electrónicos, DMs o menciones en redes sociales … y llamadas telefónicas (esto casi es lo que menos usamos en un móvil).
Con el teléfono móvil han surgido nuevas formas de relacionarnos (o no) y con ello nuevos comportamientos sociales que han provocado que muchas personas ignoren ciertas normas básicas de educación y respeto a los demás.
Por otro lado, cada vez nos pasamos más tiempo mirando la pantalla de nuestro móvil en vez de prestar atención a lo que pasa a nuestro alrededor. Desde ningunear a la persona con la que has quedado a almorzar, a no escuchar lo que se dice en una reunión, hasta no fijarse en si el semáforo está en verde al cruzar una calle.
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Reglas básicas de educación en el uso del móvil en el trabajo
La melodía del móvil
La melodía del móvil debe ser discreta, al igual que el volumen de la misma. No es necesario que, cuando suene tu teléfono, se tenga que enterar todo el mundo en la oficina (o allá donde estés).
Si suena tu móvil mientras estás ausente de tu puesto de trabajo y tienes una melodía estridente a todo volumen, las personas que se sientan cerca tuyo perderán la concentración en lo que están haciendo.
Si estás en un sitio muy ruidoso, activa el modo vibración.
No es obligatorio responder al momento una llamada o un mensaje
Así es. No es obligatorio responder inmediatamente una llamada o un WhatsApp. Todo el mundo debería entender que la otra persona puede que esté ocupada o que incluso no tenga conexión a la red o a internet en ese momento.
Si intentas localizar a alguien y no contesta, existe el buzón de voz. Deja el mensaje en el contestador y ya te devolverá llamada en cuanto pueda.
Recuerda que lo que es urgente para ti, no tiene por qué serlo para los demás. Cada uno tenemos nuestras prioridades.
Horarios de llamadas y mensajes
Antiguamente existía la norma de no llamar a alguien a partir de las 22:00 horas. Las llamadas nocturnas se dejaban para emergencias reales, como avisar a un familiar de algo muy grave, como p.ej. un accidente o un fallecimiento.
Hoy por hoy muchos profesionales envían mensajes o llaman a altas horas de la noche o incluso de madrugada, sin tener en cuenta el descanso de los demás.
Más grave es cuando el típico jefe/compañero adicto al trabajo te envía 7 mensajes seguidos y como no le respondes, sigue insistiendo a ver si con el sonido de las notificaciones hay suerte, te despiertas y le contestas.
Ojo, que lo mismo ocurre con los que pretenden ponerse en contacto contigo justo a la hora del almuerzo o a la hora de la cena. ¿Qué pasa, ellos no comen? ¿Lo demás tenemos que interrumpir nuestra comida y dejar que se enfríe para responder una llamada, un WhatsApp o un hilo en Twitter?
Todo esto sin olvidar los que llaman, envían mensajes/emails los fines de semana o mientras estás de vacaciones.
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Flexibilidad horaria no es lo mismo que estar disponible 24/7/365. Por fortuna hay empresas que tienen clara la diferencia entre ambos conceptos y apuestan por el respeto a la vida privada de sus empleados, instaurando políticas de desconexión digital a partir de las 18:00.
Hay ciertas franjas horarias/días en los que no debes insistir por muy urgente que sea para ti el asunto que quieras tratar.
Cuando eres tú el que llama
Cuando llamas a un desconocido
Seguro que te molesta cuando recibes la típica llamada comercial en la que nada más descolgar, te peguntan “¿Puedo hablar con el titular de la línea?”. De hecho, puede que cuelgues sin escuchar una palabra más.
No hagas tú lo mismo. Si llamas a un desconocido, lo primero que debes hacer es saludar, decir tu nombre y apellidos, nombre de tu empresa y el motivo de tu llamada.
Si te responde la recepcionista o la secretaria, debes hacer lo mismo para que puedan pasar nota de tu llamada. No te enfades, su trabajo es filtrar las llamadas, porque al transferir la llamada puede que la otra persona:
- no tenga disponibilidad para hablar contigo en ese momento
- no le interese tu propuesta y te está dando largas largas a través de su secretaria
- tenga otros asuntos mucho más importantes entre manos que debe finalizar y tu llamada supone una interrupción en su ritmo de trabajo
- pides hablar con una persona que no es la que se ocupa del tema que quieres tratar y es mejor transferirte la llamada a otra que sí conozca el tema.
Saludar, presentarse y decir para qué llamas es una norma de protocolo telefónico que existe desde que Antonio Meucci inventara el teléfono en 1854 y Graham Bell lo patentase en 1876.
Cuando llamas a un contacto
Si llamas a un contacto profesional/amigo/conocido y no responde, en lugar de insistir y llamar 17 veces en un minuto, deja un mensaje en el voz de buzón de voz. Piensa que, si no te responde la llamada, posiblemente tampoco leerá los 25 WhatsApps que le envíes informándole de que le has llamado.
Así es la vida, a veces estamos en una reunión, conduciendo, en el túnel del metro, en una prueba médica … por mucho que insistas, no es posible responder.
Responder llamadas
¿Hay que devolver las llamadas no contestadas?
Si tienes una llamada perdida de un número desconocido, no tienes que devolver la llamada. Será la otra persona la que debe volver a intentar localizarte. Es ella la que tiene interés en hablar contigo.
Cuando la llamada es de uno de tus contactos, entonces sí debes devolvérsela en cuanto puedas.
¿Qué hacer cuando se corta la llamada?
Si durante una conversación se corta la llamada, debe ser la persona que ha llamado quien vuelva a contactar de nuevo.
No hay que reprochar a la otra persona que se ha cortado la llamada porque tiene mala cobertura o pedirle que se mueva o se vaya a otro sitio para continuar hablando. Es muy molesto. ¿Qué culpa tiene de que su operadora de telefonía esté teniendo una incidencia técnica? ¿Qué culpa tiene de que p.ej. en ciertas líneas de metro no haya cobertura? ¿qué quieres, que interrumpa su trayecto y salga a la calle a hablar contigo?
Recuerda que mañana te puede pasar a ti también.
El uso del móvil en la oficina
Fuente de distracciones en el trabajo
El móvil es una de las mayores fuentes de distracción en el trabajo. Las notificaciones de las redes sociales, los mensajes de WhatsApp, etc. hacen que muchas empresas prohíban a sus empleados el uso del móvil personal mientras están en el trabajo.
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Otras empresas incluso colocan inhibidores de frecuencia, dejando a todos sin cobertura en sus instalaciones … Aquí te regalo un consejo: si estás intentando localizar vía móvil a alguien que está en su puesto de trabajo y no responde en todo el día, no le envíes 20 whatsapps ? llámale a su teléfono fijo o extensión, quizás su empresa haya capado la cobertura con el móvil.
Por último, hay personas conscientes de que el móvil es un ladrón de tiempo. Por eso, desactivan el sonido de las notificaciones, lo ponen en modo avión o lo esconden en un cajón para no distraerse que los avisos que van apareciendo en la pantalla.
Llamadas personales en el trabajo
Si recibes una llamada personal en tu móvil mientras estás en la oficina, lo mejor es levantarse e irse a un lugar tranquilo a hablar como p.ej. una sala de reuniones que este libre en ese momento (no vayas al baño, por favor).
Si hablas desde tu sitio, ten por seguro que habrá algún compañero cotilla que informará a radio patio de lo que has estado hablando.
Llamadas durante una reunión
Si estás en una reunión y respondes todas las llamadas que vas recibiendo:
- interrumpes el ritmo de la reunión
- haces esperar a los demás y su tiempo están valioso como el tuyo
- demuestras poco o nulo interés en los temas a tratar en la reunión
- provocas que la reunión dure hasta el infinito y más allá
Estas son las razones por las que muchas empresas han empezado a prohibir los móviles en las reuniones.
Solo debes responder llamadas cuando éstas sean realmente urgentes. En este caso, lo más correcto es salir de la sala para hablar.
Phone Break
En Estados Unidos y en Reino Unido cada vez es más común el “phone break”.
Consiste en dejar los móviles fuera de la sala y hacer un descanso de 5-10 minutos para que los participantes salgan a comprobar si tienen emails, whatsapps, notificaciones de sus redes sociales o llamadas pendientes.
Reuniones y WhatsApp
El WhatsApp es muy útil para avisar de que llegarás a una reunión con retraso.
Sin embargo, cuando la reunión está a punto de empezar, muchas personas no están pendientes de la pantalla del móvil, sino que estarán eligiendo el asiento donde se van a sentar, mirando la agenda de los temas a tratar, repasando su presentación o sirviéndose una taza de café.
Lo mejor en estos casos es llamar por teléfono a alguno de los participantes e informarle de tu contratiempo. De esta forma, evitas hacerles perder su tiempo esperándote y permitiendo que empiece la reunión sin ti (ya te enviarán el acta para que te enteres de lo que se dijo y acordó en la reunión).
Durante las reuniones, evidentemente, no puedes estar más pendiente de tu móvil que de lo que se dice en la sala. Estar enviando whatsapps o emails todo el tiempo, te hace parecer un adicto al móvil y además demuestra tu poco interés en los temas a tratar.
Si estás super ocupado, no aceptes convocatorias de reuniones.
Llamadas durante una comida de negocios
En una comida de negocios el móvil debe de estar siempre guardado en el bolsillo, en el bolso o en el maletín. No solo eso, también debe estar en modo silencio.
Solo podemos dejar el móvil sobre la mesa cuando estamos a la espera de una llamada importante. En estos casos, siempre hay que informar al resto de los comensales y disculparse por levantarse de la mesa para responder la llamada cuando la recibamos. Una vez acabada la llamada, el móvil se guarda en el bolsillo y queda fuera de la mesa y de la vista de cualquiera.
El uso del móvil en lugares públicos
Sabes de sobra que el móvil debe estar apagado en el cine o en el teatro ¿verdad? Si tienes FoMo, nomofobia y, en definitiva, una alta adicción al móvil y las redes sociales y te puede dar un ataque de ansiedad poniendo el modo avión, desactiva al menos el sonido de las notificaciones y del teclado.
Que los móviles no puedan estar encendidos en un hospital, no es una conspiración internacional para impedir que estés conectado al mundo. Los móviles pueden interferir con otros aparatos electrónicos que están prestando asistencia vital a pacientes.
En general, no deberías mantener conversaciones en lugares públicos porque el barullo de la calle o de un restaurante hará que hables en un tono de voz elevado. Cualquiera podrá escuchar temas confidenciales de tu trabajo y tus conversaciones personales.
No es solo que sea molesto para las personas que están a tu alrededor, sino que a veces también puede resultarles una situación incómoda si estás teniendo una discusión acalorada.
Si estás en un sitio público y recibes una llamada que sí o sí debes responder, intenta encontrar un sitio relativamente tranquilo para hablar.
No hables desde el baño
Nunca hables por teléfono desde el servicio de la oficina, de un restaurante o del sitio donde estés, incluyendo tu casa.
La persona que está al otro lado del móvil escucha perfectamente todos los sonidos que se producen en el wc. Pensará que estás haciendo tus cosas mientras hablas con ella ¡puaj! … por si no lo sabes, el micrófono de los móviles amplifica el tono de tu voz y el ruido que hay a tu alrededor.
