Cada día recibimos un montón de correos electrónicos y si además gestionas la cuenta de tu responsable, la gestión de ambas bandejas de entrada puede ser abrumador.
Leer todos los emails y responderlos es uno de los mayores ladrones del tiempo en nuestro trabajo.
¡Necesitas un sistema de filtrado de correos!
Hay que ser realistas. No te puedes gestionar todos los correos recibidos en un día.
Por eso, es importante crearse un código o un sistema de trabajo para clasificar los correos según su importancia y/o prioridad.
Por prioridad no me refiero a responder corriendo a aquellos que ponen “Urgente” en asunto del mensaje. Está demostrado que tipo de correos “urgentes” NO lo son en el 95% de los casos.
Cuando alguien quiere algo “para antes de ayer” te llama por teléfono.
Clasificar por prioridad en la respuesta
Mi primera recomendación al abrir tu bandeja de entrada, es que vayas deslizando el ratón hacia abajo (sin abrir correos). Haz un escaneo.
Según el título del asunto y el remitente, puedes ir clasificando los correos y estableciendo criterios para responderlos antes o después.
Tipos de prioridad
Mi sistema es el siguiente:
1. Alta prioridad
Son correos importantes, que debes responder ya.
Una vez enviada la respuesta, archívalo en una carpeta o envíalo a la papelera.
No lo dejes en la bandeja de entrada.
2. Prioridad alta-media
Son lo correos que, sin ser urgentes, sí debes responder cuanto antes aunque no inmediatamente. P.ej. cuando te piden confirmación de asistencia a una reunión o evento de tu jefe y primero debes consultarlo con él.
Si no vas a poder responder en menos de 24 horas, deberás informar al remitente e indicarle cuándo podrás darle una respuesta definitiva.
En este grupo de correos también están los que recibes y no eres la persona indicada. En este caso, lo mejor es reenviar el correo a la persona correcta y solicitarle que se encargue del tema. Paralelamente también debes avisar de ésto al remitente para que sepa que su correo está en trámite y quién es la persona que mejor le puede ayudar.
Una de las cosas que más enfada todo el mundo es recibir un email en el que ponga FYI, sin ningún tipo de explicación o resumen y un “chorreo” de correos adjuntos.
Por eso, cuando reenvíes un correo a alguien, acuérdate de hacer un breve resumen de todo el hilo de los correos previos.
3. Prioridad media
Son correos que pueden esperar, es decir, que puedes responder en los próximos días.
Para evitar que no se te despisten en el inbox o que te olvides de ellos, puedes:
- colocarles una banderita
- asignarles un color
- marcarlos como no leídos
- crear una tarea o cita en el calendario
4. Baja prioridad
Son correos informativos, comunicaciones internas o aquellos en los que vas en copia.
No requieren respuesta. Después de leerlos, puedes eliminarlos.
5. Cero prioridad
Van directamente a la papelera, sin abrirlos.
Se trata de newsletters, ofertas comerciales, etc.
Bórralos todos sin piedad y así te desaparecerá el 40 – 50% de los emails que tienes en la bandeja de entrada.
Un email = 1 acción
Cada email significa una acción a realizar.
Los expertos en gestión del tiempo dicen que, cuando abres un correo, debes asegurarte que vas a responderlo y no decir “este le dejo para otro momento”.
Si haces lo segundo es muy probable que se quede olvidado en la lista de pendientes.
Puedes codificar cada correo pendiente, clasificándolos tal y como comentado en líneas anteriores. Por ejemplo:
- las banderitas rojas para los correos que tienes que responder ya.
- asignar un color a tu jefe, otro a compañeros de trabajo, otro a clientes externos, etc.
- usar colores para temas. P.ej. amarillo para todos los correos que veas de un mismo proyecto, naranja para los relativos a reuniones, azul para temas de contabilidad …
Una vez que hayas hecho la clasificación, céntrate en los correos de alta y media prioridad.
Si escribir la respuesta te va a llevar menos de 5 minutos, hazlo ya y quítate ese correo de la lista.
Si alguien te pide algo que te va a llevar días, respóndele en el momento informándole de que tardarás en proporcionarle lo que te solicitado.
Recuerda que …
Es importarte ser selectivo con recordatorios y alertas. Así evitas que el número de correos pendientes de gestionar se conviertan en otro foco de estrés de tu día a día.
Por otro lado, aunque un email sea poco importante, tarde o temprano hay que responderlo. Por ejemplo, una cosa es que no contestes hoy a un correo en el que te piden que confirmes hoy la asistencia de tu jefe a un evento que se celebrará a finales de septiembre, y otra es que no respondas nunca.
Consejos adicionales
La gestión del correo electrónico es uno de los mayores ladrones de tiempo de tu jornada laboral porque:
- hay que leerlos
- gestionar lo que te solicitan
- buscar la información que te piden
- pensar y escribir una respuesta
- enviar la respuesta a las personas indicadas
Cuando acabes este proceso y envíes el email, te llegará otro correo de respuesta y vuelta a empezar.
A veces nos obsesionamos con estar siempre pendientes de la bandeja de entrada y responder cuanto antes. Esto es una equivocación porque te impide estar concentrada/o en las tareas que sí son realmente importantes en tu día a día.
Por eso, te aconsejo 2 cosas:
1. Desactiva las notificaciones
Cada vez que te aparece una notificación en la pantalla, inconscientemente dejas lo que estabas haciendo para leer el correo que acabas de recibir.
Es decir, te interrumpe, pierdes la concentración, no acabas lo que estabas haciendo e incluso es posible que retomes esa tarea horas o días después.
2. Mira el correo solo a determinadas horas
Por ejemplo, dedica 30 min por la mañana, 30 min al mediodía y 30 min a última hora de la tarde. El resto del tiempo cierra el programa del correo electrónico.
Sé que parece una locura. Al principio te costará trabajar con el programa de correo cerrado. Sin embargo, en cuanto te acostumbres, te darás cuenta de lo productivo que es trabajar así.
Es más, díselo a tu responsable y compañeros de trabajo. De esta forma estás estableciendo límites y les estás educando a que no siempre van a tener una respuesta inmediata.
El que realmente necesite algo ya, te llamará por teléfono y no te bombardeará con 10 correos “urgentes”.
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