Cómo preparar la mesa para una reunión

Una de las principales dudas que pueden surgir a la hora de organizar la logística de una reunión es qué hay que poner sobre la mesa de la sala y si hay un protocolo concreto para colocar las cosas en un orden determinado.

La respuesta es sí. Hay que tener en cuenta el protocolo empresarial para preparar la mesa para una reunión y colocar todos los elementos de forma correcta.

En este artículo te explicaré qué debes poner y en dónde.

¿Qué hay que poner en la mesa de una reunión?

Hay que poner solo lo estrictamente necesario para que no haya cosas que estorben a la hora de tomar notas y/o que impidan que los participantes se vean las caras:

Agenda
Acta de la reunión anterior
Documentación de la reunión
Papel o bloc de notas corporativo
Bolígrafo
Botella de agua y vaso
Caramelos

¿Dónde y cómo se coloca todo?

Papel para notas y documentación

Delante de cada persona y de derecha a izquierda, se colocan el bolígrafo (con la punta hacia el centro de la mesa), folios o bloc de notas corporativo y una carpeta corporativa con:

agenda con los temas a tratar
acta de la reunión anterior
documentación de la reunión

Otra opción es meter todo en la carpeta corporativa y así no se ocupa tanto espacio en la mesa. Si tu empresa no tiene carpetas corporativas, pues entonces puedes meterlo todo en la típica de cartulina o en las de plástico transparente.

Agua y vaso

La botella de agua debe ser de tamaño mediano o pequeño. Se coloca en el lado derecho, en la parte superior de los papelotes. El vaso de cristal. va junto a la botella.

La boca del vaso va hacia arriba. Esto es debido a que no tenemos la certeza de que la mesa ha sido limpiada y desinfectada. Evitamos que algún germen, virus o bacteria se adhiera al borde del vaso y de ahí a los labios del participante en la reunión.

Para evitar que se deposite polvo en el interior de los vasos, éstos se ponen unos minutos antes de que empiece la reunión.

En principio no hay que poner posavasos, aunque yo suelo poner una servilleta de papel debajo del vaso. Podría haber algún torpe que eche agua fuera del vaso y así tiene algo para absorberla de urgencia.

En la mesa auxiliar de la sala se dejan vasos y aguas adicionales porque:

? hay gente que bebe mucha agua y necesita más de una botella

? si te dicen que asistirán 4 personas, suelen aparecer 2 o 3 más

Café

Si es una reunión de pocas personas, se coloca la taza a la izquierda del vaso y la botella de agua. El café en un termo en el centro de la mesa.

Si la sala tiene máquina tipo Nespresso, es habitual dejar las tazas preparadas al lado de la máquina y que cada uno se haga su propio café y se lleve la taza a su sitio.

No hay que olvidar a aquellos que toman té. Prepara algún termo con agua caliente y pon en un bowl, cestita o similar varias bolsitas de té e infusiones.

Los termos de café, leche y agua deben estar debidamente identificados con una etiqueta, pegatina o similar.

Refrescos

Deja las latas o botellas pequeñas en la mesa auxiliar y que cada uno escoja lo que quiere beber y se lo lleve a la mesa. Pon también vasos porque hay gente que toma refresco al mismo tiempo que agua.

Por experiencia propia, lo que suelen beber es Coca-cola zero o light. Pepsi y otras marcas de refrescos de cola tienen tan poco éxito como las Fantas y otras marcas similares. Aunque basta que no pongas Fantas para que venga alguien a pedirte una de naranja (la de limón no se la bebe nadie). Algo parecido ocurre con el Nestea.

Caramelos

En principio no es correcto poner caramelos en las reuniones porque hablar con la boca llena es de mala educación. Aunque la realidad de la vida es que se suele poner una caramelera o un bowl de cristal porque los participantes se les seca la boca durante la reunión.

No sé si es por:

hablar mucho
se aburren o decae su atención y el azúcar les sube el nivel de concentración
les entra hambre y el caramelo les sacia durante unos minutos

Si son pocos participantes, la caramelera va en el centro de la mesa. Si son muchos, se coloca una por cada 6 personas (y lo mismo si decides poner termos y bollos sobre la mesa).

Pon platitos a lo largo de la mesa para que dejen ahí los envoltorios de los caramelos, los sobres de los azucarillos vacíos y otros desperdicios.

Tarjetones con los nombres

Si asisten muchas personas, quizás tu jefe te pida que prepares tarjetones con los nombres de los participantes.

Los tarjetones se colocan centrados en el sitio. En ellos se escribe el nombre y apellido de la persona. Los puedes imprimir en cartulina (se te atascará la impresora probablemente) o en papel.

Los tarjetones tienen varias desventajas:

? Requiere que sepas protocolo empresarial, pues debes sentar a cada uno en el lugar que le corresponde, según su cargo jerárquico.

? El día de la reunión debes asegurarte que cada uno se sienta efectivamente en su sitio … y es que la gente con cero nociones de protocolo empresarial que se sienta donde le da la gana.

Otra práctica habitual cuando hay muchas personas es elaborar un mapa de asientos, imprimirlo e incluir copia en la carpeta corporativa con toda la documentación de la reunión.

Regalos corporativos

Si tu jefe se siente generoso y te solicita que pongas un detalle de merchandising corporativo como regalo, debes colocarlo entre el tarjetón y la carpeta con la documentación de la reunión.