Antes de entrar en materia, me gustaría recordarte que los mensajes del fuera de la oficina no son solo para cuando te vas de vacaciones, también deben utilizarse en otras circunstancias, por ejemplo:
- Asistencia a un curso, seminario, taller durante varios días
- Baja por enfermedad
- Baja por maternidad
Pautas para escribir el fuera de oficina
El esquema es el siguiente:
Saludo
Agradecimiento
Explicación
Fecha ausencia
Disculpa
Persona de contacto o forma de contacto
Despedida
En los tiempos que corren no hace falta escribir textos en lenguaje y expresiones demasiado formales o rimbombantes. Pueden sonar anticuados.
Es mejor utilizar un lenguaje cordial y cercano que humanice tu trato con el cliente. Al fin y al cabo, él también se va de vacaciones o cae enfermo de vez en cuando.
1. Saludo
Empieza el texto con un simple “Hola”.
Ten en cuenta que no sabes a qué hora del día vas a recibir un email. Si pones buenos días y te escriben por la tarde, va a quedar raro tu saludo.
2. Agradecimiento
Al igual que el resto de las comunicaciones escritas, después del saludo, va el agradecimiento.
Hola, muchas gracias por contactar conmigo
3. Explicación
Esta es la parte en la que debes indicar que no estás en la oficina. Insisto puede ser por vacaciones, enfermedad, baja maternal, asistencia a un evento o un curso …
No hace falta que cuentes tu vida. Cuanto más escueto el mensaje, mejor. Aunque esto no significa que tenga que ser en plan telegrama.
Hola,
muchas gracias por contactar conmigo.
Actualmente me encuentro fuera de la oficina.
4. Fecha de la ausencia
Es preferible que omitas la fecha de inicio de tu ausencia, especialmente si va a durar varias semanas.
Ocurre como con el saludo. No sabes cuándo te van a enviar el email y es posible que lo hagan un día antes de que tu regreses. La otra persona no necesita saber desde cuándo no estás en la oficina.
Hola,
muchas gracias por contactar conmigo.
Actualmente me encuentro fuera de la oficina. Estaré de vuelta en la oficina el 16 de agosto.
Si eres tradicional y prefieres poner las fechas exactas, sería algo como:
Hola,
muchas gracias por contactar conmigo.
Estoy de vacaciones del 1 al 15 de agosto, ambos incluidos.
Es importante poner lo de «incluido» porque si no lo haces, habrá gente que pensará que el 15 de agosto ya estarás en la oficina. También habrá gente que pensará que tu incorporación es el 16.
Por tanto, escribiendo de tal a tal día «ambos incluidos» evitarás confusiones tontas.
5. Disculpa
No es que tengas que pedir perdón por irte de vacaciones. Todo el mundo entiende que uno se ausente por vacaciones (enfermedad, maternidad, etc.)
La disculpa está enfocada a la atención al cliente, por no poderle dar una solución inmediata a su petición o problema.
Este es un pequeño gesto que te dice mucho de ti y que suele agradecer la gente.
Hola,
muchas gracias por contactar conmigo.
Actualmente me encuentro fuera de la oficina. Estaré de vuelta en la oficina el 16 de agosto. Siento las molestias que esto pueda ocasionarle.
Hola,
muchas gracias por tu email.
Estoy fuera de la oficina porque he dado a luz y estoy de baja por maternidad. Me reincorporaré al trabajo la última semana de septiembre. Siento mucho el trastorno que estoy pudiera generarle.
6. Persona de contacto o forma de contacto
A todos nos parece muy bien que te tomes unos días de descanso, sin embargo, queremos soluciones ya porque hay asuntos que no pueden esperar a que regreses.
Por este motivo, siempre debes indicar quién puede hacerse cargo del asunto mientras tu no estés en la oficina.
Para cualquier asunto urgente, puede contactar con Nombre + cargo + teléfono / email.
Durante mi ausencia, por favor, no dude en ponerse en contacto con Nombre + cargo + teléfono / email.
Si no tienes a nadie que te reemplace:
Le responderé tan pronto como sea posible a mi regreso. Gracias por su paciencia.
Puede contactarme, solo para temas estrictamente urgentes, en este número de teléfono (+34 911 234 456), de 10:00 14:00 … indicar un horario evitará que te estén molestando e interrumpiendo constantemente
Hay mucha gente que pone “tengo acceso limitado al correo”. Evita utilizar esta fórmula, por favor. Hoy por hoy esto no es nada creíble gracias al Smartphone y al wifi.
Lo que piensa el cliente con esta frase es que contestas a unos correos sí y a otros no. Si tardas en responder el suyo, no le va a hacer ninguna gracia. Lo del acceso limitado es un detalle que te perjudica profesionalmente.
Es como lo de responder al teléfono: no es lo que dices, sino cómo lo dices.
7. Despedida
La despedida debe ser un saludo genérico y ¿por qué no? con un toque personal
Me pondré en contacto contigo en cuanto regrese a la oficina
Saludos y feliz verano
Te deseo muy buen verano
Saludos
Textos en español
Hola,
muchas gracias por contactar conmigo.
Actualmente me encuentro fuera de la oficina. Estaré de vuelta en la oficina el 16 de agosto.
Durante mi ausencia, puede ponerse en contacto con Nombre + cargo + teléfono / email, que se ocupará de ayudarle en lo que necesite.
Gracias y saludos
¡Feliz verano!
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Hola,
Muchas gracias por su correo. Estoy de vacaciones del 1 al 15 de agosto, ambos incluidos. Le responderé tan pronto como sea posible a mi regreso. Siento las molestias que esto pudiera ocasionarle.
Saludos
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Hola,
Gracias por contactar conmigo. Estoy de vacaciones y regresaré el 16 de agosto.
En caso de que tengas un tema que no pueda esperar hasta entonces, puedes ponerte en contacto con Fulanito de Tal, asistente comercial (fulanito@empresa.com)
Saludos y que tengas muy buen verano
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Hola,
Muchas gracias por tu correo.
Te informo de que estoy fuera de la oficina hasta el día 15 de agosto incluido.
Para cualquier asunto urgente, te ruego reenvíes tu correo a Fulanito de Tal, técnico en bla bla (fulanito@empresa.com), y que es la persona que me sustituirá durante mi ausencia.
Siento mucho el trastorno que esto pueda ocasionarte.
Gracias y que tengas muy buen verano.
Saludos
—-
Textos en inglés
Hello there,
Thank you for your email.
I am currently out of the office and will come back on August 16th.
Please, do not hesitate to contact Mr. Fulanito de Tal (fulanito@empresa.com) for any urgent matters.
Regards
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Hi there,
I will be out of the office until August 16th. I apologize for the inconveniences this may cause to you. For any urgent matters, please contact to Mr. Fulanito de Tal (+34 911 123 456)
Thank you
Best regards and happy summer
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Hello,
I am out of the office and will come back on August 16th. I will answer your email as soon as possible on my return. Sorry for the inconveniences and thank you for your patience.
Kind regards
!Muchas gracias!