En el trabajo nos pasamos el día relacionándonos y comunicándonos con otras personas. Ejemplos de comunicación oral son una charla con un compañero, una reunión presencial o virtual o la gestión de una llamada telefónica. También lo hacemos por escrito como cuando enviamos un email o redactamos una oferta comercial o una reserva de habitación en un hotel.
El principal objetivo de una comunicación es siempre trasmitir una información o una idea sobre un tema concreto a una persona o grupo de personas.
Parece muy obvio, sin embargo ¿cuántas veces recibes un correo electrónico sin texto en el cuerpo del mensaje o con un simple “FYI”?
? Lectura recomendada: Las 7 claves de la comunicación eficaz
Elementos de la comunicación
Toda comunicación tiene una serie de elementos:
- Emisor: persona que envía el mensaje
- Receptor: destinatario del mensaje
- Mensaje: lo que se quiere comunicar
- Código: signos utilizados para enviar el mensaje. Es el idioma, hablado o escrito
- Canal: medio por el que se envía el mensaje, es decir, por correo electrónico, por teléfono o en persona
- Contexto: circunstancias en el momento de la comunicación, como el lugar, el día, la hora o el estado anímico del emisor y receptor
- Referente: es la intención del mensaje por parte del emisor y al mismo tiempo lo que percibe/entiende el receptor
Infografia creada por Esther Carretero
La comunicación como habilidad personal
La comunicación es una de las habilidades más buscadas por las empresas. En el caso de un asistente de dirección es muy importante tener esta capacidad para poder relacionarte, expresar tus mensajes y que los demás entiendan lo que quieres decir sin dificultad.
En Dirección estarás en contacto con los clientes más importantes de la empresa y con altos directivos. Si no sabes expresarte de una forma clara y educada, puedes generar confusiones o molestias a otras personas e incluso afectar a las relaciones de negocio de tu directivo con sus contactos. Te recuerdo que un asistente es la proyección de la imagen y figura de su directivo.
Comunicación interna en la empresa
La comunicación interna se refiere a cómo se relaciona la empresa con la plantilla y cómo los empleados se relacionan entre sí, es decir, la que se produce entre:
- directivos
- directivos y equipos
- personas del mismo equipo o mismo nivel en el organigrama
- Puede ser comunicación oral o por escrito
1. Comunicación horizontal
Es la comunicación entre personas del mismo rango jerárquico. Esto es, entre directivos, entre mandos intermedios o entre compañeros.
Sirve para coordinar tareas, resolver problemas, compartir información, solucionar conflictos o simplemente para relacionarte con tus compañeros del mismo nivel. Por ejemplo, las reuniones del comité de dirección o las reuniones entre compañeros de departamento.
2. Comunicación vertical
La comunicación vertical es la que se produce entre personas de distintos rangos jerárquicos. Por ejemplo, una reunión con el director comercial, el responsable de ventas y el equipo comercial.
La comunicación vertical puede ser descendente o ascendente.
2.1. Comunicación ascendente
Es la que nace en los niveles inferiores del organigrama y va ascendiendo hasta dirección, pasando por los mandos intermedios.
Podría ser para hacer sugerencias de mejora en procesos, informar sobre incidencias, poner en conocimiento de tu responsable cualquier otra información.
Un ejemplo de comunicación ascendente es la realización de encuestas a los empleados o concursos de ideas de mejoras en flujos de trabajo.
2.2. Comunicación descendente
Es la comunicación que va desde dirección general hacia los niveles más bajos del organigrama.
Se utiliza para informar y dar pautas a todos los empleados para que todos trabajen en la misma línea y objetivos marcados por la empresa.
Son las políticas de empresa, los procedimientos y flujos de trabajo, reuniones de seguimiento de temas, evaluaciones anuales de objetivos, etc.
Infografia creada por Esther Carretero
Comunicación externa en una empresa
Es cómo se presenta la empresa a la sociedad y cómo quiere que la sociedad la perciba. Es decir, la misión, visión y valores de la empresa.
Dirección, el departamento de comunicación y el de marketing son los encargados de crear un plan de comunicación con objetivos y acciones bien definidas para poder trasladar a la sociedad esa imagen.
Todos los empleados de la empresa son partícipes de la comunicación externa y deben implicarse en el cumplimiento del plan de comunicación para transmitir todos en conjunto una imagen corporativa unificada.
En el caso de un asistente sería cómo se responde una llamada telefónica, un correo electrónico o cómo se recibe a las visitas en la oficina.
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