Atrás quedaron los tiempos en los que la secretaria esperaba sentada en su mesa a que el directivo le encomendara gestiones y le indicara cómo hacerlas. Hoy en día los directivos son independientes (escriben emails, hacen sus presentaciones, confirman reuniones …) y eso ha significado una evolución hacia funciones más complejas.
Funciones de la asistencia a dirección hoy
Aunque seguimos realizando tareas administrativas, ahora la principal misión de un asistente de dirección es optimizar cada minuto de la jornada laboral de la persona a la que presta soporte.
Como ves, ya no se trata únicamente de tener el archivo al día o de tomar notas en una reunión. Las funciones de asistencia a dirección son cada vez más complejas y, por supuesto, de mucho más valor para ti, tu directivo y tu empresa.
Olvídate de esperar a que tu directivo te diga lo que tienes que hacer y cómo. Eres tú la que tiene que ir un paso por delante. Debes anticipar necesidades, posibles riesgos para evitar problemas y contratiempos, tomar decisiones dentro de tu área de competencia (p.ej. decidir cuándo convocas una reunión) o extraer conclusiones relativas a los datos que has insertado en un reporte.
Hoy en día, este es uno de los puestos más polivalentes de la empresa. Por tanto, el abanico de funciones y tareas es muy amplio.
Habilidades requeridas para ser asistente de dirección
Desempeñar las funciones de valor, comentadas en el punto anterior, necesitarás las siguientes habilidades personales:
- curiosidad por aprender
- creatividad
- ser resolutiva
- pensamiento crítico
- iniciativa y proactividad
- tomar decisiones
- saber expresarse para que todo el mundo entienda tu mensaje y saber cuándo es el mejor momento para decirlo y cómo transmitirlo. La asertividad es fundamental.
- inteligencia social y emocional: son las que te diferencian de la inteligencia artificial
Todas estas habilidades pueden aprenderse y/o entrenarse, lo cual te dará la ventaja de proporcionar mejor apoyo a tu directivo y ganarte su confianza para que delegue en ti tareas que van más allá de actualizar la lista de contactos o hacer notas de gastos.
Estrategias para proporcionar un soporte excelente
Es básico conocer a qué se dedica la empresa en la que trabajas (productos, servicios, clientes, funcionamiento interno), así como las tendencias y novedades en el sector.
Debes conocer a qué se dedica tu directivo, cuáles son sus objetivos anuales, sus tareas del día a día y cuáles son sus hábitos de trabajo. Esto te ayudará a establecer prioridades, a anticipar tareas, a resolver imprevistos antes de que se conviertan en problemas urgentes …
Por increíble que parezca, hay muchos asistentes de dirección con nulo interés en saber qué comercializa su empresa, cómo afectan las tendencias del sector en la viabilidad de la empresa y cuales son las prioridades de su directivo.
Esto se traduce en que los demás perciben desinterés, pocas ganar de desarrollarse profesionalmente y asumir tareas ejecutivas de valor.
Acomodarse a cuatro tareas administrativas básicas en los tiempos que corren, en los que el trabajo no es vitalicio, significa quedarse obsoleta a medio plazo.
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