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El correo electrónico es la forma por excelencia de comunicación escrita empresarial del siglo XXI, aunque muchas personas que aún no saben utilizarlo ni redactar mensajes comprensibles por los demás.
Por otro lado, al ser comunicaciones más dinámicas con un lenguaje más natural y sencillo, el resultado es que muchas personas olvidan aplicar las claves de la comunicación eficaz
Partes del correo electrónico
Cada correo electrónico consta de varias partes. Piensa que si están ahí es porque son necesarias para una comunicación eficaz.
Destinatario
La persona a la que se envía el correo electrónico. Evidentemente, sino escribes su dirección de correo en el “para” no puedes enviar tu mensaje.
CC – Con Copia
Es la posibilidad de incluir a uno o varios destinatarios que se conocen entre sí. Solo debe copiarse a las personas a las que realmente deben estar informados de tu mensaje.
Una situación muy frecuente en las empresas es que la de aquel que escribe un email con la intención de delegar una tarea, poniendo en copia a uno o varios departamentos. Como no es una comunicación clara, nadie se dará por aludido y la tarea quedará pendiente. Otra posibilidad es que se inicie un intercambio de correos, tipo chat, discutiendo quién debe realizarla.
Piensa que cuando pones a alguien en copia, la intención es que esté informado de un asunto. Pero no hay obligatoriedad en leer y responder este tipo de emails. De modo que si estás intentando delegar alguna tarea, lo mejor es dirigir tu email a la persona que deba realizarla (para) y si no te fías, agregar a su responsable en el CC. El resto de la empresa sobra en ese email.
A nivel externo, nunca, insisto, nunca debes incluir en CC a personas de varias empresas y/o que no se conocen entre sí. Esto es una violación a la Ley de Protección de Datos Personales. Que alguien te facilite sus datos no contacto, no significa que tú los puedas compartir con terceros.
CCO – Copia oculta
Sirve para enviar el correo a una tercera persona, sin que el destinatario principal lo sepa. También se utiliza para respetar la privacidad de varios contactos. Un buen ejemplo de uso del CCO es cuando envías a varias personas de fuera de la empresa la felicitación de Navidad, una convocatoria a una reunión o una invitación a un evento.
A nivel interno, algunas personas escriben emails a sus compañeros para solicitarles algo, poniendo en copia oculta a los responsables de ambos. Si tú eres de los que tiene esta costumbre, debes saber que estás quedando como un chivato. Si tienes un problema con un compañero, debes hablarlo con él en privado y no involucrar a tu responsable para evitar parecer que no sabes resolver tus problemas.
Asunto del correo
Es una breve descripción del motivo de tu mensaje. Siempre debes escribirlo y nunca dejarlo en blanco. Esto facilita al destinatario filtrar y priorizar los correos de su bandeja de entrada. Si no escribes nada, posiblemente tarde más tiempo en abrirlo y responderte.
El asunto no puede limitarse a “FYI”, “ASAP”, “IMO” y abreviaturas similares.
Cuando siempre escribes “Urgente” lo que los demás terminan percibiendo es que no sabes hacer una gestión eficaz de tu tiempo y volumen de trabajo. Lo que es prioritario para ti, seguramente no lo es para los demás.
Por otro lado, muchas personas solo miran su bandeja de entrada en ciertas franjas horarias para que el email no se convierta en un ladrón del tiempo. Así que estas personas no verán tu email urgente hasta varias horas después.
Cuando un tema es urgente de verdad, lo recomendable es llamar por teléfono en vez de enviar un correo electrónico. Ahorras tiempo escribiendo un mensaje y obtienes respuesta inmediata.
El asunto de un correo es muy útil para cuando días, semanas o meses después tienes que buscarlo para consultar o responder. Si no pones nunca título, obligas a la otra persona a ir abriendo todos tus correos y a hacerle perder el tiempo.
Archivos adjuntos
Si envías correos con presentaciones u otros archivos adjuntos puedes colapsar la bandeja de entrada de la persona a la que se lo has enviado. También puedes saturar la red local.
En muchas empresas no se pueden recibir y abrir archivos de +3MB:
- para evitar ese colapso
- como medida de seguridad antivirus informáticos
Antes de enviar archivos pregunta a la otra persona si los puede recibir. Si no puede, es tan fácil como guardarlo en una carpeta de una unidad común y pasarle el enlace de acceso. Si el destinatario es de otra empresa, puedes subirlo a WeTransfer, Google Drive, Dropbox o similar y pasarle el enlace.
Antes de enviar el correo, verifica que has adjuntado el archivo o su enlace.
El cuerpo del mensaje
Es la información que quieres transmitir. Obviamente si dejas en blanco el espacio destinado a escribir algo, no estás comunicando nada y el destinatario se molestará porque le haces perder el tiempo.
La extensión ideal de un email no debe exceder de los 5 párrafos, de 3 o 4 líneas cada uno, en tamaño fuente de 11 o 12.
Un email que obligue al destinatario a deslizarse con el ratón hacia abajo de la pantalla es un correo demasiado largo.
Hay que cuidar otros aspectos para que tus emails sean profesionales:
✘ No escribir el texto en mayúsculas, sería el equivalente a GRITAR
✘ El texto se escribe en negro o azul marino. Escribir cada palabra o línea del mensaje en un color diferente transmite infantilismo.
✘ Los emoticonos son para el WhatsApp y las redes sociales, pero no para los correos electrónicos del trabajo.
✘ Evita en la medida de lo posible escribir con abreviaturas (CEO, CFAO, MMCD, ABM, KAM, KPI, K, M, …) No todo el mundo conoce su significado, bien porque proceden de otro idioma, bien porque la terminología de tu empresa es distinta a la de otras empresas. Un correo plagado de abreviaturas puede resultar un jeroglífico para otras personas.
✘ Repasa la gramática y la ortografía antes de enviar el correo
Despedida y firma del correo electrónico
Los correos electrónicos se cierran con una línea de saludo profesional y no escribiendo “besitos”.
La firma equivale a tu tarjeta de visita. Por eso, siempre debes incluir todos tus datos de contacto completos:
- Nombre y apellido: si trabajas en una empresa internacional es recomendable que escribas tu apellido en mayúscula. Algunos países escriben primero el apellido y después el nombre. Escribir el apellido en mayúsculas es una norma de netiqueta que ayuda al destinatario a identificar tu nombre de pila.
- Cargo que ocupas en la empresa
- Dirección física de la empresa: calle, portal, piso, puerta, código postal y ciudad
- Teléfono de contacto con el prefijo de tu provincia. Si tu empresa es internacional, debes poner el de España también. Ejemplo +34 911 234 567. Piensa que si el destinatario de tu email prefiere llamarte por teléfono, en vez de responderte por escrito y no escribes la dirección ni tampoco el prefijo, le va a ser imposible ponerse en contacto contigo. Uno no siempre tiene tiempo para meterse en internet a investigar el prefijo de otros países, provincias. Pónselo fácil a tu destinatario.
Puedes crear y configurar tu firma en el menú ajustes de tu programa de correo electrónico y así aparecerá siempre por defecto.
Incluir la típica linea “no imprimo papel, cuida el medio ambiente” al pie del email es muy popular, aunque ha quedado obsoleto. Las empresas modernas del siglo XXI son digitales y tienen políticas “paperless”.
Infografia creada por Esther Carretero en Canva
Enviar correos
Antes de enviar un email, por favor, revisa que el texto sea conciso, coherente, completo, cortés, etc. Elimina frases que no enriquezcan en mensaje. Revisa la gramática y la ortografía. Comprueba que has adjuntado realmente el archivo que deseas enviar. Verifica que los destinatarios son los correctos también.
Puede ocurrir que envíes un email a alguien y que no lo reciba. Se debe a los filtrados antispam que realizan los servidores y gestores de correo electrónico. Suele ocurrir cuando la otra persona no tiene guardada tu dirección de email en su agenda. También ocurre cuando envías archivos adjuntos. Otra posibilidad es que incluyas palabras vetadas por servidores de correo en el asunto de tu correo. Ejemplos de palabras vetadas son gratis, oferta, descuento, truco, financiación, dinero, últimos días.
Si tu destinatario te dice que no ha recibido tu correo, solicítale que eche un vistazo en su bandeja de correos no deseados. Allí es donde aterrizan los correos que el servidor ha determinado que pueden ser spam.
Responder correos
La gran ventaja del correo electrónico es que nuestros mensajes llegan al destinatario de forma instantánea. Aunque eso no quiere decir que la respuesta sea inmediata porque esta forma de comunicación es asíncrona. No hay ninguna norma que obligue a responder correos en cuanto llegan a la bandeja de entrada. Lo que sí que indica la netiqueta es que respondas en un plazo de 24h – 48h.
Desde hace unos años se ha puesto de moda solicitar información a alguien y no contestarle nunca jamás. Por ejemplo, solicitan precio de un producto o servicio, un dato para un informe o confirmar una fecha para una reunión.
Lectura recomendada: Qué pasa cuando nunca respondes los emails
Si recibes un correo en el que estás en copia con más personas, debes responder solo al remitente y no todas las personas que están en ese mismo correo, cuando el asunto no es algo que deba ser discutido o decidido por todos. De esta forma se evita saturar la bandeja de entrada de todos.
Otra tendencia actual es pensar que el WhatsApp es la evolución moderna del correo electrónico. Realmente son dos canales de comunicación diferentes y con distintos usos.
No es profesional comunicarse únicamente por WhatsApp o recibir un email y responder al remitente por WhatsApp.
Lectura recomendada: WhatsApp vs Correo electrónico
Conclusión
Una cosa es hacer clic y enviar un email, y otra muy distinta es redactar, enviar y responder correos electrónicos de forma profesional. Los asistentes de dirección debemos ser muy cuidadosos en este asunto.
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