Etapas de una reunión productiva

El desarrollo de una reunión tiene una serie de etapas, independientemente de los objetivos que se quieran alcanzar, su periodicidad o si es virtual o presencial.

Saltarse alguna de estas etapas puede convertirla en ineficaz y en una pérdida de tiempo para todos los participantes.

Estas etapas de una reunión son:

• elaboración de la agenda de la reunión y orden del día
• la convocatoria
• tener claro el rol de cada participante
• el acta de la reunión
• seguimiento a decisiones acordadas

Agenda de la reunión

En este documento se establece el objetivo de la reunión, el orden del día, los participantes y el rol de cada uno, el lugar, día, hora de inicio y fin de la reunión, y la duración de cada una de las intervenciones de los participantes.

La agenda de la reunión se envía unos días antes para dar tiempo a los participantes a prepararse los temas y a elaborar la documentación relativa a los temas a tratar.

Por otro lado, la agenda ayuda al asistente de dirección a planificar de forma más eficiente aspectos logísticos como la reserva de la sala, durante cuánto tiempo estará la sala bloqueada, los medios que se necesitarán (proyector, filpchart, wifi, videoconferencia, teléfono multiconferencia, etc), el coffee break, un catering para el almuerzo, etc.

Disponer de un orden del día facilita que la reunión se centre en los puntos a tratar y evita que se hable de otros temas no relacionados que pudieran convertirse en una pérdida de tiempo para todos los presentes, haciendo que la reunión se vuelva improductiva.

Otra de las ventajas es que, al conocer de qué se va a hablar, la toma de notas para redactar después el acta de la reunión, resulta mucho más fácil.

La convocatoria

La convocatoria se puede lanzar desde el calendario electrónico y también enviarla por email.

Si es una reunión interna, se escribe en el campo “para” a los participantes y en el campo “lugar” el nombre de la sala.

Cuando participan personas de fuera de la organización, se pone a los convocados en el campo «CCO» y en el campo «lugar» la localización completa de la oficina (calle, portal, piso, cuidad & nombre de la sala).

En el campo del mensaje se adjunta la agenda y otros documentos importantes para el desarrollo de la reunión. También se pueden hacer ciertas observaciones que amplíen algún aspecto técnico o logístico de la reunión. Por ejemplo, solicitar que se envíe documentación antes un plazo concreto, especificar si habrá coffee break, etc.

En las reuniones formales se envía paralelamente el orden del día por correo electrónico. En el cuerpo del mensaje se incluye la misma información que si fuera una cita en el calendario.

En cuanto a la fecha y hora de la reunión, cuando es con un cliente externo o de alto nivel, siempre se debería ofrecer un par de fechas con distintas franjas horarias para que la otra parte elija la opción qué mejor encaja con su calendario.

Roles de los participantes

Cada uno de los participantes de una reunión juega un papel diferente en el transcurso de la misma. Este es uno de los aspectos que hacen que la reunión sea productiva, centrándose en los objetivos por los que fue convocada.

La realidad, es que en la mayoría de los casos estos roles no están definidos y las reuniones pasan a ser monólogos o discusiones con interrupciones constantes que imposibilitan el debate.

El líder de la reunión

El líder es el que dirige la dirige la reunión, informando del motivo por el que se celebra y el que guía a los participantes hacia los objetivos que se quieren alcanzar (que propongan ideas, soluciones, tomar decisiones, etc.)

El moderador

Es el que vela por los tiempos de intervención de los participantes de la reunión y las reglas del debate.

Debe asegurarse de que nadie monopoliza la conversación, que se presentan los temas de forma educada (sin gritar, faltarse al respeto, etc.).

Además es el encargado de que la duración de las intervenciones no vaya más allá de lo establecido en el orden del día.

Normalmente el moderador es la misma persona que toma las notas para redactar el acta.

El participante activo

Es la persona que debe presentar, exponer, comentar, informar o decidir durante la reunión. Debe prepararse los temas a tratar antes de la reunión.

El participante activo también es a quien se le asignará una tarea, proyecto o seguimiento de algún tema.

Su asistencia a la reunión es obligatoria y si no puede asistir, no puede llevarse a cabo la reunión.

Participante “invitado”

Es la persona que se invita para que pueda informarse de algún tema concreto que se vaya a tratar en la reunión y que afecte a su área de competencia. Se espera que aporte nuevas ideas o sugerencias por ser la persona que mejor conoce el tema.

Entraría en la reunión solo en el punto que le afecta y después abandona la sala.

Participante informado

Es la persona a la que se le informa de la convocatoria de la reunión solo para que sepa que se va a celebrar o bien porque parte de lo que se comente en la reunión puede afectarle después.

Un ejemplo de esto sería incluir en la convocatoria a un director o responsable de equipo para que sepa que se va hablar del proyecto X, cuya implementación afectaría al volumen de trabajo de su equipo.

Su asistencia a la reunión no es obligatoria y la reunión puede llevarse a cabo aunque no esté presente. 

El acta de la reunión

El acta es el resumen de las decisiones tomadas durante la reunión y su finalidad es:

• servir de recordatorio posterior a las personas que participaron ella
• informativa para los ausentes
• dejar constancia a efectos legales de lo acontecido en la reunión (p.ej. consejos de administración)

Las actas de las reuniones deben registrar lo que se decide y no lo que se dice. Es decir, no es necesario anotar palabra por palabra todo lo que dijo cada una de las personas que participaron en la reunión.

Se trata de resumir la idea general de cada intervención y apuntar solo los detalles importantes que pueden derivar en acciones posteriores. Por tanto, la capacidad de sintetizar información es imprescindible para desempeñar esta tarea.

Los principales puntos que debe recoger un acta de reuniones son:

• Nombre de la reunión
• Día, hora y lugar
• Nombre, apellidos, cargo de los asistentes y de los ausentes.
• Puntos del orden del día
• Preguntas planteadas, comentarios, opiniones y sugerencias
• Acuerdos y decisiones tomadas
• Acciones a emprender para implementar las decisiones tomadas
• Responsables de las acciones
• Plazos de ejecución de las acciones decididas
• Se incluyen los anexos de correspondientes, numerando los documentos que se adjuntan.
• Por último, en caso de que haya una convocatoria de una próxima reunión, se señala lugar, fecha y hora de la misma.

El acta debe ser enviado en un plazo máximo de 24 horas. Cuanto más tiempo pase, mayores posibilidades hay de que se nos olviden detalles e información relevante.

En el caso de las actas de reuniones formales pueden ser un documento legal, que requiere la visa de cada uno de los participantes y ser archivadas por el departamento legal en el correspondiente libro de actas.

Seguimiento a temas acordados

Una de las claves del éxito de una reunión es hacer seguimiento de los temas acordados porque si no ¿para qué se ha realizado la reunión?.

Si se le han asignado proyectos o tareas a tu responsable, deberás anotárselas en su lista de tareas pendientes e irle recordando los plazos que le han fijado para la realización de las mismas.

Una forma muy sencilla de llevar el control es utilizando la técnica Kanban de organización de tareas.

Tabla creada en Excel por Esther Carretero

Como puedes ver en la imagen, esta tabla tiene varias columnas en las que se va anotando de forma esquemática las tareas con su correspondiente plazo, el status (sin empezar, abierta, en transcurso, finalizada) y una columna de comentarios para anotar motivos de posibles retrasos, dificultades para llevar a cabo la tarea o cualquier tipo de información que amplíe los motivos por los que aún no se ha cerrado la tarea.

Ilustraciones Freepik