Las felicitaciones de Navidad corporativas

Enviar felicitaciones de Navidad corporativas es una de las formas de comunicación escrita más populares en todas las empresas. Por eso, debemos tener cuidado con algunos detalles para que los destinatarios aprecien el gesto.

En este artículo comparto contigo algunos consejos sobre cómo felicitar las fiestas a contactos profesionales, teniendo en cuenta el protocolo empresarial.

¿Desde y hasta cuándo es correcto enviar felicitaciones?

Las felicitaciones tienen que enviarse a lo largo de diciembre, siendo la fecha tope la semana previa a Nochebuena.

Si empiezas a enviar felicitaciones en octubre o en noviembre, se te van a juntar con las promociones comerciales de Halloween, del Black Friday y del Ciber Monday. Cada cosa a su tiempo.

El motivo por el que la fecha tope es la semana de antes de Navidad, es porque muchas empresas cierran desde Navidad a Año Nuevo.  En otras gran parte de la plantilla estará de vacaciones en esos días y no regresan al trabajo hasta principios de año o Reyes.

¿Qué dice la ley al respecto?

Según la LOPD y el RGPD, solo pueden enviarse estas comunicaciones cuando la empresa tenga algún tipo de legitimación (consentimiento) previo del destinatario.

? Lectura recomendada: Feliz protección de datos en Navidad – Agencia Española de Protección de Datos

¿A quién se debe enviar una tarjeta navideña?

Suponiendo que ya tienes el consentimiento previos de todos tus contactos y los de tu directivo, las felicitaciones corporativas navideñas son un detalle especial que se tiene con aquellos contactos profesionales con:

• los que has tratado casi todos los días del año
• proveedores que te hicieron un buen precio
• clientes estrella de la empresa
• clientes con los que tú o la empresa acabáis de cerrar un acuerdo.

Si eres la persona encargada de preparar las felicitaciones del directivo a sus contactos, debes saber que los directivos son muy sensibles al tema del estatus y los títulos del cargo que ocupan. Por ese motivo, los CEOs envían felicitaciones a otros CEOs, a Directores Generales, a los accionistas, directivos de su mismo poder de decisión. Raro es que el Presidente de una empresa envíe su tarjeta al becario de la empresa de su mejor cliente.

Filtrado de contactos

Relacionado con el párrafo anterior, debes seleccionar los contactos de tu directivo, filtrando por cargo y empresa. Además es importante tener en cuenta la relación que tiene el directivo con ese contacto o empresa.

Por ejemplo, habrá que descartar a un CEO de una empresa que nunca paga los productos o servicios que comercializa tu empresa o una con la que haya disputa legal en los tribunales.

Se supone que ya conoces cuáles son los clientes VIP y los contactos estrella de tu directivo. En caso de duda, mejor preguntar en vuestras reuniones de despacho de asuntos diarias y que te confirme a quién debes enviar las felicitaciones.

¿Tarjeta postal o correo electrónico?

#Felicitaciones vía email

Hoy en día el 90% de las felicitaciones se envían por correo electrónico. La entrega es inmediata y si hay algún error de envío te enteras en el momento (direcciones incorrectas, no existentes, buzones llenos, etc.)

Prepara el envío masivo creando una lista de distribución o grupo en tu programa de correo. Ojo, que las listas de distribución tienen un número máximo de contactos. A partir de 100 contactos algunos programas de correos obligan a crear una nueva lista de distribución.

Siempre deberás poner a todos los destinatarios y/o listas en copia oculta (CCO)

Ponerlos a todos en el «para» es muy grave. Podrías crear malos rollos entre los destinatarios  poque pueden ver que has enviado la felicitación a su competencia comercial o a personas de empresas con las que se lleva mal. Esto podría causar la pérdida de un contacto, cliente, potencial cliente o proveedor.

#Felicitaciones postales

Las tarjetas postales se envían únicamente a los contactos más exclusivos.

Esta acción transmite mucho más de lo que te imaginas. Que tu directivo haya encontrado un momento de su valioso tiempo para escribir de puño y letra una o dos frases de felicitación, tiene un gran valor para la persona que lo recibe en el mundo empresarial.

En otras palabras, esta es una acción de fidelización del contacto o del cliente.

El formato o diseño visual

#Para tarjetas postales

Si estás en una multinacional o en una gran empresa, el departamento de Comunicación diseñará las tarjetas corporativas, tanto en papel como en formato electrónico.

En el caso de las tarjetas postales, Comunicación te dará un lote para que puedas hacer los envíos de tu directivo.

Si trabajas en una empresa pequeña y no hay nadie que diseñe la tarjeta corporativa, tendrás que comprarlas en la papelería o tirar de tu talento creativo, diseñarlas en Canva y mandarlas a imprimir a una tienda de reprografía, eligiendo un papel de alta calidad.

Piensa en «business«. Esta es una comunicación empresarial. Evita comprar o diseñar tarjetas demasiados dibujos, colorines o musicales. Elige tarjetas que casen con los colores corporativos de tu empresa y que tengan una ilustración sobria.

Si no encuentras nada así en la papelería, entonces la mejor opción es llevarte un lote de tarjetas de UNICEF u otra ONG. Con esto siempre acertarás porque transmitirás imagen de empresa solidaria.

No cierres el sobre sin incluir la tarjeta de visita de tu directivo.

En cuanto al sobre, unas personas imprimen etiquetas con el nombre y dirección del destinatario y otras lo escriben a mano (en mayúsculas) directamente. Personalmente he visto más la segunda práctica y yo también lo he hecho así porque se tarda menos tiempo y se gasta menos material de oficina.

#Para felicitaciones por email

En las felicitaciones por email ocurre algo parecido a las de papel.

Si hay departamento de comunicación en tu empresa, ellos diseñarán una imagen corporativa para insertar en el email. Si te toca a ti diseñar el email, busca una imagen navideña sobria en un banco de imágenes gratuito, como Freepik o Rawpixel.  No descargues nunca imágenes de Google porque tienen derechos de autor y menos aún utilices una imagen con una marca de agua de otra empresa.

Tu tarjeta electrónica quedará fantástica, si la personalizas escribiendo la frase de felicitación en primer plano, la imagen como fondo e insertando el logotipo de la empresa. Recuerda utilizar la tipografía corporativa o una lo más parecida posible.

Una vez insertada la imagen en el correo electrónico, es importante poner la firma al pie del correo electrónico: nombre, cargo, empresa, teléfono y dirección.

El mensaje

La Navidad es una fiesta cristiana, sin embargo, tú estás enviado una comunicación empresarial.

No escribas mensajes religiosos

Si trabajas en una empresa internacional, ya sabes que no todo el mundo es católico romano, católico ortodoxo o protestante. Existen otras religiones en el mundo que no celebran la Navidad. Además también hay muchas personas que no profesan ninguna religión.

Evita poner frases como «Dios te bendiga» o «que la magia de Dios inunde tu casa y tu corazón en estos días«. Estos mensajes religiosos déjalos para tu familia y amigos.

Basta escribir un par de frases sencillas como «Fulanito, te deseo unas muy felices fiestas y muchos éxitos personales y profesionales en el 2021. Saludos cordiales»

No hagas publicidad ni promociones

Una mala práctica, que se ve sobre todo en personas que trabajan por su cuenta, es aprovechar para «meter» una CTA, un lead magnet, una oferta flash, etc. Esto puede molestar a los destinatarios.

Como apunté unas líneas más arriba, las felicitaciones navideñas son un gesto para fidelizar contactos y clientes. No son para promocionar ni vender nada, para eso está el resto del año.

Además está práctica podría violar la normativa del RGPD relativa a comunicaciones comerciales.

Responde a los agradecimientos

Lo normal es que la persona que recibe la felicitación navideña, responda agradeciendo el gesto.

«Muchas gracias por la felicitación. Igualmente te deseo»

Es en este momento cuando se puede aprovechar para contestar lanzando una propuesta, siempre con elegancia:

«Fulanito, me alegro de que te llegara la tarjeta de felicitación navideña.
Estoy pensando que hace tiempo que no nos vemos. ¿Qué te parece si pasadas las fiestas nos reunimos para hablar de …? / ¿Que te parece si quedamos a tomar un café/ almorzar y así nos ponemos al día?»

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