No todos los empleados tienen acceso a todos los programas, carpetas y datos de la empresa, debido a su carácter confidencial y a la ley de protección de datos. Por ejemplo, alguien del equipo de informática no debe tener acceso los archivos de las nóminas de recursos humanos.
Al hilo de este punto, la realidad es que los asistentes de dirección tampoco tienen acceso a muchos de estos datos, especialmente cuando aún no se han ganado la confianza de su responsable.
Esto implica que elaborar un informe o una presentación puede convertirse en todo un reto profesional.
¿Cómo buscar la información que necesitas?
Despacho diario de asuntos con el directivo
La mejor fuente de información de un asistente de dirección es su responsable. El despacho diario de asuntos con él se convierte en una “herramienta” básica.
Más allá de limitarte a qué hora reservas un vuelo o qué puntos debes incluir en el orden del día de una reunión (que también), puedes interesarte y mostrar curiosidad por saber más sobre:
- cuáles son los mejores clientes y con quién se lleva mejor o peor
- la estrategia comercial de la empresa
- cómo van las ventas
- qué tal va económicamente el sector
Cuanto más sepas de la empresa, los productos /servicios que comercializa, los clientes, proyectos que lidera tu responsable y sus hábitos de trabajo, mejor será el soporte que podrás proporcionarle.
Por supuesto, deberías solicitarle que hable con quién corresponda para que te den los permisos para acceder a los módulos ERP y carpetas digitales para extraer datos y elaborar los informes y reportes.
Actas de reuniones y otra documentación de la empresa
Las actas de las reuniones y otros documentos de la empresa son otra de las fuentes de información de los asistentes de dirección.
En las actas puedes leer las tareas, proyectos y plazos de los mismos que han sido delegados a tu responsable. Pueden servirte para asumir algunas tareas de forma proactiva y ahorrarle tiempo.
Por ejemplo, si se ha decido que debe reunirse con la empresa X, tú puedes encargarte directamente de cerrar fecha para esa reunión. Si no tienes el contacto, puedes investigar en la web de esa empresa y buscar un teléfono de contacto para concertar la reunión. Este es un gran ahorro de tiempo para tu responsable.
Los informes, estudios, barómetros, notas de prensa que se publican en la web de tu institución/empresa también te proporcionan mucha información que incluso puedes necesitar a la hora de preparar documentación para una reunión a la que asista tu responsable.
Información aportada por otros directivos, secretarias o compañeros
Hay jefes que nunca despachan con sus asistentes, otros no se expresan ni orientan de forma clara, y finalmente está el grupo de los que cambian de opinión cada 2×3.
En todos estos casos, te encontrarás en un mar de dudas, con las tareas atascadas y sin sacar el trabajo adelante. Estas situaciones son muy comunes. Por eso, debes encontrar aliados.
Aquí entra en juego el trabajo en equipo.
Si sabes relacionarte con el resto de personas de tu departamento, ellas estarán dispuestas a ayudarte facilitándote la información que necesitas. Por ejemplo, si te falta un dato financiero, se lo puedes consultar al director de ese área.
Una situación muy habitual es que tu responsable te solicite concertar una reunión con Fulanito de la empresa X y no sepas el motivo de dicha reunión. Cuando te pongas en contacto con el asistente de Fulanito, es probable que él/ella sí lo sepa.
No debes tener temor a preguntar. La respuesta puede darte pistas sobre dónde debe celebrarse la reunión (en sus oficinas o en las tuyas), la duración de la misma o saber durante cuánto tiempo debe bloquearse la sala de reuniones.
Conclusión
Buscar la información que necesitas en un momento dado implica proactividad, iniciativa y coordinarte con los demás cuando tu responsable es poco comunicativo o inaccesible.
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