Poco a poco se va extendiendo la fea costumbre de no contestar correos electrónicos y llamadas telefónicas pendientes.
De vez en cuando se te puede pasar un email o una llamada. Sin embargo, hay profesionales que, por defecto, nunca lo hacen.
Y qué frustrante es estar esperando a que te confirmen un presupuesto enviado, la fecha de una reunión, la autorización de vacaciones o que has quedado descartado en un proceso de selección de personal.
Lo peor es que tiene efecto contagioso. Primero dejas de escribir a esas personas que nunca te responden. Luego empiezas a caer en la cuenta de que ya muy pocos responden correos o llamadas. Así que comienzas a comportarte igual con los demás. ¿Para qué perder el tiempo?
Motivos para no contestar un correo electrónico o una llamada telefónica
Al ser tan digitales y estar hiperconectados, se da por hecho que vamos a responder inmediatamente. Lo cierto es que no contestar emails se ha convertido en una costumbre generalizada y cada vez más extendida.
Los motivos pueden ser los siguientes:
1. Necesitas tiempo para pensar qué vas contestar p.ej. una respuesta en términos legales, muy técnicos o en otro idioma. Nunca encuentras un momento tranquilo para ponerte con ello.
2. Te da miedo tomar decisiones. Esto le ocurre sobre todo a empleados con jefes ausentes o en empresas donde no existen procedimientos claros sobre cómo actuar en caso de A-B-C.
3. Tienes que comunicar una incidencia, error o dar malas noticias. Sabes que la otra persona se va a enfadar. Así que prefieres no decir nada. Rezas para que ocurra un milagro y la cosa no explote.
4. Alguien te pide algo que no cae dentro de tus competencias. En vez de informarle y/o derivarle a la persona encargada, simplemente eliminas el email.
5. Te crees que eres una persona muy ocupada. Ya responderás cuando puedas, o sea, nunca porque estás sobrepasado.
6. Ocupas un cargo de responsabilidad y te crees muy importante. No respondes pronto para reforzar el poder que tienes; es una forma de marcar distancia jerárquica con personas de niveles inferiores al tuyo.
La imagen que proyectas al no contestar un mail
A todos se nos ha escapado alguna vez un email o una llamada. Cualquiera puede tener un despiste, un pico de trabajo o una incidencia informática con el programa de correo o en la línea telefónica.
Sin embargo, cuando se vuelve habitual y reiterado, la percepción que tienen los demás de ti es muy negativa. Da la casualidad de que siempre son las mismas personas las que tienen este mal hábito profesional.
1. Eres desorganizado
Recibir muchos emails al día no es excusa para tener a la gente esperando tu respuesta. Eso solo indica que eres caótico.
Por otro lado, saber gestionar el correo electrónico es tan importante como crear una tabla dinámica en excel, especialmente en estos tiempos de transformación digital.
2. Careces de “solidaridad obrera”
Si recibes un correo que no es para ti, no te cuesta nada reenviarlo a la persona adecuada. No hacerlo indica que no estás dispuesto a ayudar a los demás.
Dependiendo de cómo sea tu comportamiento en general en el trabajo y con tus responsables/compañeros/clientes, uno puede pensar que eres un colaborador poco comprometido. Esto puede afectar seriamente a tu reputación profesional.
3. Eres desconsiderado
No responder nunca es como llegar tarde a tus compromisos/reuniones o darle a alguien plantón. Ser impuntual es una falta de respeto hacia los demás porque su tiempo es tan valioso como el tuyo.
Esperar eternamente noticias tuyas es sinónimo de lo poco que te importan tus clientes (internos y externos).
Una atención al cliente deficiente hace que los demás se cansen y dejen de hacer negocios contigo o asignarte ciertas tareas o proyectos, a fin de evitar malos rollos, enfados y frustraciones.
4. Eres arrogante
Lo comenté unas líneas más arriba. Hay personas que no responden a otras como una táctica sutil de marcar su poder, su superioridad en el organigrama o hacerse de rogar.
Tú te sentirás muy importante, pero los demás te verán como un arrogante insoportable.
Consecuencias
A nadie le gusta trabajar con personas caóticas. Tu credibilidad queda entredicho y pierdes la confianza de los demás. No se fiarán de que seas capaz de cumplir tus promesas, los plazos de entrega, si pagarás a tiempo, etc.
Tus responsables dejarán de asignarte proyectos porque luego no hay forma de saber cómo los llevas, si los tendrás en la fecha indicada o si vas con retraso. Te quedarás “out” y esto tendrá mucho impacto en tu desarrollo de carrera.
No te contratarán como proveedor porque ante cualquier incidencia dejas a tus clientes tirados.
Si alguien te reclama un impago y te haces el muerto, se acaba la relación. Nadie quiere malos clientes.
Si tus colaboradores te envían por email información sobre la marcha de un proyecto o la implementación de alguna política de empresa, sugerencias de mejora en algún procedimiento, etc. y tú nunca les respondes, ten por seguro que su iniciativa disminuirá a la misma velocidad que su desmotivación se incremente.
Cuando no informas a un candidato de que ha quedado descartado en un proceso de selección, éste contará su mala experiencia a sus conocidos reales y virtuales, afectando a tu marca empleadora.
No tenemos tiempo ni ganas para responder un email/llamada, pero corremos a contarlo todo en las redes sociales. Por tanto, no es ninguna sorpresa que un cliente, candidato o empleado escriba su opinión negativa sobre ti o tu empresa en Twitter, LinkedIn, Glassdoor y otras redes sociales.
¿Estarás preparado para responder a una crisis reputacional o seguirás quedándote callado?
El silencio dice más que mil palabras y un mensaje/llamada no gestionada da muchas pistas sobre tu calidad profesional.
Este artículo fue publicado originalmente en La Nueva Ruta del Empleo
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Encuentro muy interesante su planificación y contenido.