El archivo en papel tiende a desaparecer en todas las organizaciones debido a las políticas “sin papel” y a la transformación digital.
Hasta que llegue el momento de la desaparición definitiva del archivo en papel, es importante saber gestionarlo e ir aprendiendo a utilizar el digital.
Para ambos tipos de archivos lo único que hay que hacer es crear un sistema eficaz, en el que se pueda encontrar un documento de forma fácil y rápida.
El archivo en una empresa es personalizable. Por eso, cada organización y cada departamento eligen sus propios criterios, en función de sus necesidades.
Qué es y para qué sirve el archivo
Un archivo es un lugar donde se guarda de forma ordenada un conjunto de documentos, que conforman la memoria histórica de la empresa.
Las funciones del archivo son:
- guardar, conservar y custodiar documentación
- centralizar en un sitio la información/documentación de la empresa
- facilitar su localización y consulta en el futuro
- cumplir con los requerimientos legales
Tipos de archivos en papel
Existen varios tipos de archivo en función de lugar donde se guardan los documentos, la frecuencia de uso y la vigencia de la documentación.
Imagen creada por Esther Carretero en Canva
Criterios habituales para clasificar documentos
La clave es que los documentos:
- se guarden siempre
- con un sistema único
- que todos los integrantes del departamento lo conozcan para aplicarlo todos por igual.
Si una persona no conoce la forma de archivar o lo guarda donde quiere, el resultado es que ese documento se traspapela. Por tanto, es importante recordar las normas del archivo a todas las personas del departamento de vez en cuando.
El sistema más habitual para organizar carpetas, archivadores y colocarlos en estanterías y armarios es crear códigos de colores para identificar el tipo de información y a continuación:
- clasificar numéricamente: por fecha, por número de factura, por número de registro, etc.
- clasificar alfabéticamente: por nombre proveedor, cliente, tema, por proyecto, etc.
Asignar un color a cada categoría ayuda a identificar visualmente donde está la documentación que buscamos y, por tanto, ahorra tiempo.
Este mismo código de colores se puede utilizar para tu archivo individual, el archivo en la nube, así como para el correo electrónico y calendario electrónico. Así tendrás sincronizada la forma de ver los archivos en papel y en digital.
Imagen Freepik
Cómo guardar documentos en archivadores
Los documentos que se utilizan de forma más frecuente se colocan siempre en primer lugar en el archivador. Los que menos se utilizan se colocan al final. Dentro de cada archivador se pueden utilizar separadores para clasificar documentos.
No es conveniente saturar las carpetas o archivos con demasiado papel porque se puede dañar la documentación, provocando que no se conserve de forma adecuada.
Algo parecido ocurre cuando se grapan documentos en la esquina superior izquierda. Las grapas convierten los documentos en voluminosos, impiden que queden planos. Además con el tiempo, las grapas pueden llegar a oxidarse, dañando también al documento.
Realmente no hace falta grapar o poner clips a todo. Es suficiente con doblar la esquina.
Deja tu comentario