Las 7 claves de la comunicación escrita eficaz

Dado que en la comunicación escrita no se tiene al interlocutor delante, se nos escapa todo lo relacionado con la comunicación no verbal. Esto tiene como consecuencia que muchos mensajes no sean entendidos de forma correcta.

Ser capaz de comunicarse por escrito de forma eficaz es una habilidad imprescindible en todas las empresas. En el puesto de un asistente de dirección es fundamental porque serás tú la persona que redacte muchas de las comunicaciones de tu directivo y/o tu empresa.

Normas de la comunicación escrita eficaz

Clara

Debes explicar con claridad para qué estás escribiendo, qué es lo que quieres conseguir. El destinatario de tu mensaje no debe tener que adivinar, intuir o leer entre líneas. De esta forma evitas también ambigüedades y confusiones.

Cuanto más sencillo sea el lenguaje, mejor entenderán los demás tu mensaje.

Por ejemplo, las frases en voz pasiva y con palabras demasiado técnicas, rimbombantes y anglicismos hacen que otras personas no entiendan el mensaje.

Otro ejemplo es cuando se escribe la hora de una reunión o un evento, se debe utilizar el formato de 24 horas. No es lo mismo una reunión a las 06:00 que a las 18:00.

Concisa

El mensaje debe ser breve y preciso, evitando lo innecesario. La brevedad no consiste en enviar correos electrónicos en plan telegrama o incluso sin mensaje cuando se adjunta un documento.

Para escribir un mensaje conciso debes utilizar:

Palabras comunes y evitar las innecesarias
Reduce al máximo el uso de adjetivos y adverbios (sobre todo los terminados en -mente)
Frases sencillas: evitar la voz pasiva de los verbos y las frases subordinadas. Las frases sencillas son más rápidas de leer y de comprender
Párrafos cortos: cada idea ser expresada en un párrafo. Cada párrafo no debería exceder de cinco líneas.
Textos de poca extensión. P.ej. un email no debe ocupar más de la pantalla del ordenador. Si hay que deslizarse con el ratón hacia abajo, es demasiado largo.

Concreta

Debes centrarte en el tema que quieres comunicar. Evita proporcionar detalles que no tienen nada que ver con el asunto y repetir ideas. Revisa y elimina frases que no aportan nada al objetivo de tu mensaje.

Un mensaje breve también es una muestra de respeto hacia el tiempo de los demás.

Correcta

Las faltas de ortografía y gramaticales son intolerables en el ámbito laboral.

Todos los programas de edición de textos tienen la opción de revisión gramatical y ortográfica. Cuando escribes mal una palabra se marca en rojo al instante. No corregirla puede hacer que el mensaje se vuelva incomprensible y, por tanto, que pierda eficacia.

No corregir las faltas gramaticales y de ortografía, indica a los demás que eres una persona descuidada, que no prestas atención al detalle y que tienes escasa preparación. Causarás mala impresión y eso afecta a tu prestigio profesional.

Coherente

La comunicación escrita tiene que estar estructurada y llevar un orden lógico de ideas, datos o información.

Por ejemplo, si estás preparando una presentación sobre la evolución de las ventas de la empresa en el año pasado, no puedes empezar con las de diciembre, saltar a enero, continuar con el mes de julio y acabar con los datos de septiembre.

Completa

Cuánto más completo sea tu mensaje, más posibilidades tendrás de que la otra persona lo entienda y te dé la respuesta que esperas. Por tanto, debes incluir toda la información relevante y necesaria. Si omites detalles relevantes, la otra persona no entenderá parte o nada de tu mensaje.

Cortés

Toda comunicación escrita debe ser educada, respetuosa y amable.

El tratamiento será más o menos formal según el destinatario del mensaje. Aunque exista cierta cordialidad o confianza con la otra persona, nunca se pueden escribir emails en el mismo tono que lo harías con un amigo.

Se debe evitar la jerga, palabras rimbombantes, acrónimos y palabras en otros idiomas que la otra persona no puede entender. Por ejemplo, muchas personas utilizan abreviaturas de palabras inglesas que otras no entienden, como FYI (for your information), ASAP (as soon as possible), IMO (in my opinion).