Asistir a ferias es una de las mejores formas de presentar tu empresa y productos, hacer contactos con potenciales clientes y empresas, así como conocer las últimas novedades y tendencias del sector.
Pero antes de visitar la feria o de darte a conocer como expositor, debes tener en cuenta una serie de factores para sacar el máximo provecho al evento en sí y lograr el mayor retorno de inversión posible.
Infórmate con antelación y planifica tu visita
Consulta la página web de la Feria para informarte de la lista de expositores, el programa de actividades y otros datos útiles para planificar tu viaje o desplazamiento al recinto.
Con la lista de expositores podrás ver quién participa y quién no. Si van a estar tus clientes potenciales y otras empresas que podrían ser de tu interés.
Disponer de un mapa de expositores te permitirá crear un recorrido por la feria y no perder el tiempo buscando el stand una vez que estés allí.
Es recomendable que estés atento a las Redes Sociales del evento para estar informado de posibles cambios de última hora p.ej. en la programación de conferencias, mesas redondas, demostraciones de productos, etc.
Compra la entrada a la feria cuanto antes
Los recintos feriales publican con varios meses de antelación los eventos que se realizarán en sus instalaciones. Esto te permite bloquear en un calendario la fecha de la feria que te interesa e ir gestionando las reservas de viaje, todo el kit marketero e ir cerrando citas de reuniones.
Cuanto antes compres la entrada, más económica te saldrá. A medida que se acerque la fecha, irán incrementando el precio de la misma. Esto es importante tenerlo en cuenta, especialmente si acuden varias personas de tu empresa. El coste de las entradas puede suponer un gasto importante para tu empresa.
Cierra fecha y hora para reuniones
La mayoría de las paginas web de ferias tienen un apartado en el menú con la lista de expositores, indicando número de stand, datos de las personas de contacto. Aprovecha para enviarles un email, solicitándoles una reunión y proponerles día y hora del encuentro.
Otras ferias ponen un calendario en la web para solicitar desde allí directamente reuniones con las empresas/personas que sean de tu interés.
Programar una reunión, incluso antes de que empiece la feria, te da la ventaja de “ir a tiro hecho” y evitar llegar llegar al stand y encontrarte que no hay nadie o que no están los interlocutores válidos.
Puedes dedicar los tiempos muertos, entre una reunión y la otra, a asistir a debates, presentaciones de productos, etc. Estudia el programa de todas las actividades de la feria con antelación para que no se te escape nada.
Imagen diseñada con Freepik
Si piensas poner un stand …
Valora si te merece la pena
Siempre es recomendable ir primero como asistente para valorar si merece la pena, es decir:
- si hay gran afluencia de público y de empresas del sector
- para hacerte una idea del tamaño de los stands y de los servicios que ofrece la organización a los expositores.
Si compruebas que la feria es relevante para tu sector, entonces es el momento informarse sobre precios de alquiler de espacio, tamaños de stands y otros requerimientos logísticos. Así tendrás la foto completa para valorar si participas en la siguiente edición.
Optimiza tu stand
Piensa que debe ser un espacio para interactuar con otras personas y para hacer demostraciones de producto.
Colocar muchos muebles, banderolas, varias pantallas para proyectar vídeos, ornamento decorativo, etc. puede convertirse en un gran error porque ni las personas de tu empresa ni los visitantes (con bolsas llenas de folletos y merchandising) podrán moverse con facilidad por tu sitio.
Ten en cuenta que la forma de una mesa condiciona mucho el clima de una reunión.
Lectura recomendada: Influencia de la forma de las mesas de reuniones en las negociaciones
En el caso de las ferias, la forma del expositor influye en si los visitantes se acercan a tu stand o no. Por ejemplo, una mesa rectangular a lo del frente de tu stand crea una barrera visual. Transmites inaccesibilidad y distanciamiento, que es justo lo contrario de lo que pretendes.
Es mejor colocar mesas redondas de tamaño mediano al fondo o en un lateral del espacio.
En general, cuanto más minimalista, visualmente limpio y luminoso sea tu espacio, mejor. Si además le das un toque tranquilo, será como una invitación a los visitantes a que entren y se sienten a descansar un rato.
¿Quién va a representar a la empresa?
No vale con mandar a cualquier empleado de tu empresa a que reparta folletos como si estuviera en la puerta del metro.
El equipo que esté presente en la feria debe estar muy bien formado en tus productos y servicios. Además, deben ser extrovertidos y sociables.
Siempre debe haber alguien en el stand
Hay momentos a lo largo del día que cae la afluencia de público, p.ej. la hora del almuerzo o a última hora de la tarde. Otras veces simplemente todo el equipo decide irse a ver una presentación de otra empresa o salir del pabellón a descansar y ventilarse.
Sin embargo, es un riesgo dejar el stand desatendido porque, según la Ley de Murphy, será precisamente en ese instante cuando aparezca el cliente potencial super interesado en cerrar un acuerdo.
Mientras estás en la feria
Elevator Pitch
Unos días antes prepara, memoriza y ensaya tu Elevator Pitch. Este discurso no debería durar más de un minuto y debe ofrecer siempre una solución a una necesidad o problema de tu cliente potencial.
Ponlo en práctica en la feria siempre que tengas ocasión y no solo en una reunión concertada. Por ejemplo, cuando estés sentado esperando a que empiece una ponencia, en los minutos de networking, en un Coffee break e incluso en la fila del Buffet del restaurante o la de espera para entrar al aseo.
Busca a los organizadores del evento
Háblales de tu empresa y coméntales cuáles son tus objetivos (que vayan visitantes a tu stand, que estás buscando clientes, que quieres visibilidad en medios de comunicación).
Ellos en un momento dado podrían facilitar tu contacto o la localización de tu stand a personas que les pregunten por productos o servicios como los que tú ofreces y sugerirles que se pasen por tu stand.
Presentación de tu producto
Tanto si tienes stand como si vas por libre, es aconsejable crear un vídeo con la presentación de tus productos o servicios o simplemente de la empresa.
Aunque es recomendable que no dure más de tres minutos.
El vídeo es una herramienta que complementa muy bien a tu Elevator Pitch.
Además de proyectarlo en la pantalla de tu stand, puedes llevarlo en tu smartphone o tablet y enseñárselo de forma espontánea a alguien con quien te estés relacionando en cualquier punto o momento de la feria.
Cuando acaba la feria
Una vez finalizada la feria debes evaluar si tu asistencia ha obtenido los resultados que te propusiste:
- número de clientes potenciales
- contratos firmados
- establecimiento alianzas estratégicas
- volumen de ventas
- conocimiento adquirido sobre el sector y la competencia
- alcance y visibilidad en medios de comunicación y redes sociales
Piensa que los resultados no son inmediatos y que deberán pasar unas semanas para poder empezar a medir de forma efectiva el retorno de la inversión en el evento.
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