Organización de viajes de negocios

Una de las funciones de la asistencia a dirección es organizar los viajes de negocios de los directivos y las directivas, así como de las personas del equipo que les acompañan. Pero organizar un viaje no es solo comprar billetes de avión y reservar alojamiento. El tema es mucho más complejo y hay que tener en cuenta muchos aspectos.

Objetivos clave en la organización de un viaje de negocios

Siempre hay que cumplir los siguientes objetivos a la hora de planificar un viaje de trabajo o negocios:

Optimizar el tiempo de la persona que viaja
Que el viaje sea lo más cómodo posible

1. Optimizar el tiempo

El teletransporte todavía no existe, a pesar de los avances tecnológicos. El horario de las reuniones y eventos confirmados determina la hora de llegada y partida de la ciudad. Si la conexión no es buena o demora mucho, quizás haya que plantearse vuelo directo (aunque sea más caro), vuelo con escala o pernoctar la noche de antes.

Además es necesario calcular el tiempo de desplazamiento entre un compromiso y el siguiente, y valorar cómo irá de un punto a otro (¿transporte público, coche de alquiler, taxi, Uber?). Esto es esencial para:

asegurar que la persona llega puntual a los compromisos
espaciar la hora de las reuniones, si fuera necesario
no verse en la obligación de tener que cancelar alguna reunión sobre la marcha

2. Comodidad

Viajar puede ser muy estresante. Retrasos, cancelaciones, colas en el aeropuerto …

Un/a asistente a dirección siempre debe tener en cuenta todos los pequeños detalles que contribuyan a lograr que el viaje sea cómodo para la persona que viaja.

Algunos ejemplos de cómo podemos hacer que el viaje sea una experiencia relativamente buena y no una fuente de estrés añadida al motivo del desplazamiento son:

Preferencia por asiento en ventanilla o en pasillo
Si es en avión: al principio/final de la cabina o en salida de emergencia
Si es en tren: asiento en el sentido de la marcha o a contra marcha, asiento individual o con mesa
Reservar una habitación de hotel alejada del ascensor o en una planta alta para evitar ruidos

Etapas de la organización de un viaje de negocios

Como expliqué al principio, la organización de un viaje de negocios no se limita a llamar a la agencia de viajes y hacer las reservas. En cada viaje hay varias etapas.

Planificación del viaje de negocios

Es fundamental conocer la política corporativa de viajes. En ella se especifica el tope de gasto, lo que abona o no la empresa, el proceso de autorización del viaje y de liquidación de los gastos.

Además debemos informarnos sobre los requisitos burocráticos de entrada a un país. ¿Pasaporte, visado, carta de invitación, cartilla internacional de vacunación, seguro médico …?

Otro punto muy importante y que muchas personas olvidan, es la corriente eléctrica y el tipo de clavija de enchufes del país de destino. Si es diferente y no lo sabemos, significa que no se podrán cargar los dispositivos electrónicos cuando se queden sin batería. La empresa anfitriona o el hotel no tienen por qué tener adaptadores para que la persona viajera pueda enchufar su portátil o el teléfono inteligente.

Reservas de viaje

Si el coste de las reservas de viaje es mucho más elevado que los beneficios económicos que se pretenden alcanzar con el viaje, entonces habrá que plantear realizar una reunión virtual.

Si merece la pena, entonces habrá que cumplir con la política corporativa de viajes y no olvidar las preferencias y gustos de la persona que viaja.

Dosier de viaje

Se refiere a toda la documentación relativa al viaje y a las reuniones. Puede ser una carpeta digital, citas detalladas en el calendario electrónico y/o impreso en papel.

Deberá incluir:

Copia de las reservas, confirmaciones, tarjetas de embarque, etc.
Información practica sobre el país/ciudad de destino: clima, mapas, costumbres locales, cultura de negocios etc.
Programa de las reuniones: horarios, direcciones, orden del día, nombre y cargo de las personas que participaran en las reuniones, etc.
Documentación de apoyo: información sobre las empresas a las que se va a visitar, presentaciones e informes específicos de la reunión.

Nunca es mala idea llevar copia de todo en papel. Lo sé, no es sostenible, ocupa espacio y pesa. Sin embargo, a veces la conexión a internet falla y tener toda la información en papel permite consultarla y salir del apuro.

Liquidación de gastos

Una vez finalizado el viaje, hay que realizar el reporte de gastos. Cada empresa tiene un sistema diferente. Algunas lo hacen en Excel y otras con un software específico.

Es importante acreditar cada gasto, mediante factura o recibo. Así se justifica de cara al abono del mismo por la empresa. También para una auditoría futura o inspección de Hacienda. Esto último implica guarda copia del reporte de gastos y justificantes en un archivo.

Conclusión

A la hora de organizar un viaje de negocios, un/a asistente de dirección debe conocer la política corporativa de viajes, informarse sobre los requisitos de entrada del país de destino, asegurarse de que la persona que viaje tiene su documentación en regla, adecuar el horario de las reservas al horario de los compromisos, preparar toda la documentación de apoyo para las reuniones y realizar la liquidación de gastos.

Detrás de esa burocracia, el valor añadido de un/a asistente de dirección en la organización de un viaje es:

optimizar el desplazamiento para asegurarse de que, por ejemplo, no se pierde el tiempo en terminales de aeropuertos o llegar agobiado/a por horarios «apretados».
conocer los gustos y preferencias de la persona que viaja para que el viaje sea lo más cómodo posible.

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