Los días previos a las vacaciones son la guerra en la oficina. Intentas dejar tu trabajo terminado al tiempo que van saliendo imprevistos y contratiempos urgentes que también tienes que cerrar antes de irte.
Es una locura ¿verdad?
Planifica y prioriza
A lo largo del año debes evitar hacerlo todo sobre la marcha y crearte el hábito de planificar y trabajar con anticipación.
Si vas sacando tu trabajo adelante con un par de semanas de anticipación, los días previos a tu marcha de vacaciones, solo los dedicarás a algún contratiempo y a organizar e ir incluso adelantado el trabajo de la semana en que regreses a la oficina.
Cada día surgen nuevas solicitudes y gestiones, pero recuerda que no hay que hacerlas todas en el mismo momento o en ese mismo día. Muchas pueden esperar.
Si puedes, termínalo
Intenta terminar:
- tareas sencillas
- tareas que ya tienes bastante avanzadas
- y otras tareas realmente importantes que pudieran explotar durante tu ausencia y dejarte en muy mal lugar.
Deja convocadas reuniones, haz las reservas de viaje de tu responsable, termina las notas de gastos mensuales, tramita el pedido del material de oficina, etc.
Si no vas a poder terminar todo …
Algunas veces es imposible terminar todo antes de irte de vacaciones. Las secretarias no hacemos milagros. Así que no te agobies.
Al principio te dije que hay que priorizar ¿verdad? Piensa qué cosas pueden esperar a tu regreso de las vacaciones. Apúntatelas en tu agenda para la semana en la que te reincorpores (ahora las sabes, pero cuando vuelvas se te habrá olvidado hasta la contraseña del ordenador).
Si hay algo importante que no puede esperar a tu regreso, entonces pídele a algún compañero que se encargue de esa gestión. Si tienes la gran fortuna de que alguien te sustituya durante tus vacaciones, avísale para que esté pendiente del tema.
Si no tienes compañeros ni sustitutos, avisa a tu responsable. Sí, díselo. Nada peor que le explote a tu responsable p.ej. un cliente enfadado porque le que dejaste a medias con algo. De esta forma, tu jefe puede darle respuesta adecuada. Por otra parte, evitas el enfado de los dos.
Avisa todos de que te vas de vacaciones
Avisa a compañeros y otras personas con las que tengas mucho trato a diario (incluidos clientes y proveedores) de que te vas de vacaciones. Indícales las fechas en las que no estarás en la oficina.
Si tienes alguien que te sustituya durante ese tiempo, da su nombre. Así se pondrán en contacto con ella en caso de que surja alguna incidencia y/o urgencia.
No te olvides de activar el «fuera de oficina» en el correo electrónico.
Ideas y ejemplos para escribir el mensaje de fuera de la oficina
Deja tu mesa recogida
Por las manos de una asistente de dirección pasa mucha información confidencial.
Si en general debemos procurar no tenerla a la vista de ojos curiosos, cuando nos vamos de vacaciones, debemos guardarla en el cajón, el archivo, etc.
Esto es válido también para tu agenda en papel, post-its, etc.
Deja tu comentario